Integrare Business Central

Aspetti da considerare per integrare efficacemente Dynamics 365 Business Central con altri sistemi aziendali

L’implementazione di un sistema ERP avviene solitamente quando occorre sostituire un sistema gestionale già esistente, non in grado di coprire in toto quelle che sono le varie necessità aziendali. A tal proposito entra in gioco Dynamics 365 Business Central, consentendo all’azienda di gestire congiuntamente tutte le aree che la caratterizzano. Parliamo quindi di: logistica, contabilità, produzione, servizi, gestione commerciale e acquisti.

Introdurre un nuovo sistema ERP laddove i processi sono già consolidati è ben diverso da farlo in una realtà dove sussistono diversi sistemi dipartimentali che gestiscono rispettivamente intere aree funzionali. In quest’ultimo caso, infatti, si palesa la necessità di integrare il sistema ERP principale, ovvero Business Central, con quelli già esistenti.

La condivisione dei dati è un requisito essenziale per le aziende di oggi. Nella maggior parte dei casi Business Central dovrà essere interessato da integrazioni con i seguenti sistemi:

  • CRM – Customer Relationship Management System: il sistema per la gestione della relazione con i clienti
  • WMS – Warehouse Management System: il sistema per la gestione della logistica e del magazzino
  • Produzione – Sistemi dipartimentali per la gestione di produzione
  • MRP – Material Reuirement Planning Systems: il sistema per la pianificazione del fabbisogno di materiali.
  • MES – Manufaturing Excution Systems: il sistema per gestire e controllare la funzione produttiva di un’azienda
  • Sistemi privati per la gestione di processi specifici.

Integrare tra di loro vari sistemi IT vuol dire condividere dati e sviluppare applicazioni, in modo tale da semplificare il lavoro manuale degli operatori e dare fluidità ai processi. Così facendo, possibili errori sono eliminati alla radice, ancor prima del loro verificarsi.

È quindi evidente come le integrazioni siano di fondamentale importanza quando si decide di adottare nuovi sistemi.

Gli aspetti da considerare nell’integrazione di Business Central

  • Complessità dell’architettura: Spesso succede che l’integrazione tra due sistemi non venga pensata nell’ottica di un’architettura completa, ma piuttosto vengano fatte tante piccole o grandi integrazioni separatamente. Distinguiamo infatti tra due modelli di integrazione:
    • Point to point: questo modello prevede la personalizzazione di tutti dispositivi separatamente. Per esempio, avremo CRM con ERP, ERP con E-commerce, E-commerce con CRM. In questo modo avremo così tre integrazioni separate. Nel caso in cui dovessimo cambiare un processo in uno dei tre sistemi dovremmo modificare tutte e tre le integrazioni. Questo metodo si sposa bene con le architetture aziendali meno complesse e spesso viene adottato laddove non è chiaro il disegno architetturale futuro;
    • Hub and spoke: Le architetture più complesse si sposano meglio con i modelli hub-and -spoke che prevedono la gestione tramite un hub centrale (per esempio un ESB). In questo modo ogni sistema è integrato solo con un hub che si occupa di smistare le informazioni tra i vari altri sistemi. Stavolta, a differenza del modello precedente, modificando un processo nel sistema gestionale dobbiamo solo modificare la parte della concessione relativa al solo hub. Questo approccio si sposa meglio con le aziende complesse con diversi sistemi informativi che devono parlare tra di loro. D’altra parte, però, questo approccio richiede un investimento iniziale maggiore.
  • Modalità / tecnologia: Business Central è un sistema versatile, che permette di sfruttare tutte le modalità di scambio dati. Le integrazioni più semplici si basano sulla esportazione e importazione delle informazioni, tramite i file CSV depositati nelle cartelle condivise, oppure nel cosiddetto Data Base di frontiera. Queste tecnologie vengono spesso usate per i sistemi più datati che non sono pronti per le integrazioni tramite web services. I file hanno delle limitazioni di peso (ad esempio un limite di righe) e di quantità delle informazioni che ciascuna riga può contenere. Nonostante ciò, sono, nella maggior parte dei casi, in grado di produrre un intero file con unica estrazione.  Le API / web services (interfacce di programmazione) conferiscono numerosi vantaggi in termini di sicurezza del dato e sono meno onerose per quanto riguarda lo sviluppo.  Tuttavia, per ogni tabella deve essere gestita una separata richiesta del dato.
  • Punti d’integrazione e processo: Al di là dell’aspetto tecnologico, è importante avere ben chiaro il processo che si vuole automatizzare e capire di quanti punti di integrazione esso si andrà a comporre. Per punto di integrazione si intende una parte del processo, un punto di contatto, tra due sistemi distinti. Un processo complesso può avere più punti di contatto: un processo di vendita potrebbe ad esempio avere bisogno dell’integrazione di ordini, bolle, fatture, nonché dei clienti, indirizzi di spedizione e degli articoli. Ogni Punto d’integrazione ha la sua complessità e le proprie eccezioni da gestire. Inoltre, va sempre ben individuata la direzione del processo, distinguendo con attenzione chi rappresenta il ricevente del dato, SLAVE, e chi il proprietario del dato, ovvero il MASTER.
  • Campi da integrare: Ultimo, ma non meno importante, aspetto di una integrazione ben riuscita, è rappresentato dai tracciati. I tracciati sono un elenco completo dei campi e delle loro limitazioni; la mancanza di un campo può impedire la creazione di un intero record nel sistema ricevente, causando degli errori e dei blocchi.

L’integrazione tra più sistemi informativi costituisce un requisito fondamentale per la buona riuscita dell’implementazioni dei sistemi gestionali. La buona integrazione aiuta gli operatori e diminuisce il lavoro manuale purché si rispettino le regole base sopradescritte.

 

Semplifica i processi, prendi decisioni più informate e accelera la crescita con Dynamics 365 Business Central, una soluzione di gestione aziendale completa progettata per le piccole e medie imprese.

Microsoft Team Leader | Empoli

 

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