Quale modello scegliere per la propria organizzazione

Il contenuto è l’elemento fondamentale della intranet: i dipendenti accedono allo strumento principalmente per poterne usufruire.
Ma chi ne detiene la gestione?
Nel caso delle intranet spesso non esiste un owner unico, ma ve ne sono di interfunzionali… pensiamo a contenuti legati alle risorse umane piuttosto che quelli di natura tecnica o legislativa.

Ogni volta che si inizia un progetto di tale portata, il primo dubbio che assale il cliente è proprio questo, saremo in grado di alimentare la intranet? Avremo il tempo di aggiornate le comunicazioni?
Sarà possibile avere sempre informazioni ”fresche” per rendere interessante la nostra intranet?
Quante persone mediamente vengono coinvolte a livello redazionale?
Quante ore di impegno dobbiamo prevedere? Come possiamo gestire i flussi di aggiornamento?

Insomma la tematica non è banale e costituisce spesso una problematica da non sottovalutare.
La prima cosa da fare quando questi dubbi attanagliano i nostri interlocutori è questa, ovvero definire un modello di gestione contenuti.
Grazie ad esso si possono esplicitare ruoli, responsabilità, linee guida e processi afferenti al processo di redazione e pubblicazione. Inoltre si può condividere un piano redazionale che garantisca un aggiornamento costante e puntuale.

Ma quanti modelli di gestione contenuti esistono?
Come egregiamente spiegato dal NNgroup*, esistono tre modelli di gestione:

  • Centralizzato
  • Distribuito
  • Ibrido

Quale è il più efficace per la nostra intranet?

La scelta del giusto modello di gestione dei contenuti e organizzazione dipende da una varietà di fattori, tra cui le dimensioni della azienda, gli obiettivi della intranet (serve per connettere i dipendenti in uffici distribuiti o è pensata per supportare la produttività, vantaggi e notizie aziendali?) e la capacità del team proprietario dell’intranet.
Comprendere ciò che è necessario per il successo di ciascun modello può aiutare le organizzazioni a scegliere il giusto piano di gestione dei contenuti per il miglioramento dell’intranet e, in definitiva, dell’esperienza dei dipendenti.

Vediamo brevemente come sono caratterizzati i diversi modelli ed i loro vantaggi

Modello Centralizzato

In un modello di gestione contenuti centralizzato, un singolo team (o un numero molto limitato di team) è abilitato alla produzione, gestione e pubblicazione di contenuti sull’Intranet. Questo team centrale è spesso un team di comunicazioni interne o un team dedicato.
In un modello centralizzato, chiunque desideri pubblicare contenuti intranet, sia nella homepage che nella pagina di un reparto o team specifico, deve inviare una richiesta al team centrale.

Vantaggi

  • Tutti i contenuti hanno uno stile di comunicazione uniforme e il team, avendo visione globale della intranet, può proporzionare bene i pesi degli argomenti
  • Nessun contenuto indesiderato può essere pubblicato
  • La formazione sullo strumento di aggiornamento e pubblicazione è necessaria solo per un numero esiguo di persone

Svantaggi

  • Il team centrale deve essere quasi totalmente dedicato a queste attività
  • Il flusso di creazione di un contenuto si allunga dovendo passare da un numero esiguo di persone

Modello Distribuito

In questo modello la proprietà dei contenuti viene distribuita in tutta l’organizzazione. Spesso, un team centrale abilita solo “utenti” sul sistema di gestione dei contenuti e fornisce la formazione iniziale sullo strumento.
In questo modello i membri del team centrale possono essere delegati al solo controllo dei contenuti cross ( ad esempio news che provengono da diversi uffici) e possono dettare delle linee guida

Vantaggi

  • Aumenta il senso di coinvolgimento ed appartenenza visto che diversi utenti sono incaricati sul tema
  • Il flusso di creazione è più rapido visto che il team è allargato

Svantaggi

  • Viene richiesta una formazione più estesa al team: molti più utenti devono imparare ad usare la piattaforma di aggiornamento
  • Si rende necessario verificare l’uniformità dei contenuti sia a livello di volumi che a livello stilistico
  • La quantità prevale spesso sulla qualità

Modello Ibrido

In un modello ibrido, alcuni contenuti sono di proprietà di un team centrale, mentre altri sono distribuiti.
Al team centrale solitamente vengono delegate la home page, la gestione del menu e delle pagine di primo livello, le altre sezioni sono a carico del team distribuito.
Questo modello costituisce un buon equilibrio di libertà di creazione, coinvolgimento e qualità.

Vantaggi 

  • Controllo ponderato dei contenuti
  • Livello adeguato di fluidità del processo di pubblicazione

Svantaggi

  • E’ richiesta comunque una formazione estesa sullo strumento
  • E’ necessario un audit costante per garantire uniformità nella comunicazione

Quale che sia la scelta del modello, è comunque fondamentale quando si parla di contenuti sulle intranet tenere a mente questi aspetti:

  • Deve esserci una vision ed un team preposto a verificare la corrispondenza con questa vision
  • Non dimenticare mai di formare adeguatamente i team sia a livello tecnico che a livello “linguistico/comunicativo”
  • Il modello di governance deve essere conosciuto da tutti ed essere rispettato

Buon lavoro!

* Fonti: https://www.nngroup.com/articles/intranet-content-management/

Modern Workplace Consultant

0 commenti

Lascia un Commento

Vuoi partecipare alla discussione?
Fornisci il tuo contributo!

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *