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Intranet 2021

Elementi Distintivi e casi di successo nel difficile panorama pandemico

Come ogni anno per il mio lavoro di consulente acquisisco il report della NNGroup a proposito delle migliori intranet realizzate nell’anno in corso. Il report è molto ben fatto e strutturato: analizza nel dettaglio non solo i servizi offerti, ma anche la composizione del team di progetto, la struttura della azienda, le modalità di gestione progettuale e gli asset tecnologici.

Questo report mi è sempre stato molto utile, nonché di ispirazione per capire certe dinamiche di progettazione e per vedere quali sono i servizi ritenuti maggiormente performanti. E’ possibile fruire di alcuni screenshot che permettono di capire a colpo d’occhio le elevate possibilità informative che questi strumenti mettono a disposizione e come negli anni questi progetti si siano evoluti spostandosi sempre di più sull’aspetto bottom up della comunicazione a sfavore del top down.

In situazione di Covid il concetto intranet è stato particolarmente stressato: nel 2021 team come l’IT, HR e la Comunicazione hanno subito una grande pressione poiché sono stati incaricati di supportare una forza lavoro inaspettata, spaventata e remota.

I team emergenti per l’anno 2021, hanno contribuito a rendere vincenti sfide che hanno coinvolto tutte le aziende, dalle più grandi alle più piccole. Gli scenari che tutti noi abbiamo affrontato infatti sono:

  • Modalità di lavoro da remoto
  • Modifica dei processi aziendali
  • Accesso facile agli applicativi
  • Gestione della comunicazione tesa al consolidamento ed alla rassicurazione

Non entro nel dettaglio dei nomi delle aziende vincitrici (che comunque potete vedere qui) , quello che vorrei evidenziare è che queste sono quelle che più di tutte sono riuscite ad adattarsi molto rapidamente e capire le vere esigenze dei propri dipendenti.

L’adattabilità e la capacità di accogliere i cambiamenti, concetto da sempre fondamentale per le aziende non solo in epoca Covid, oggi ha generato nuovi modi di lavorare, di comunicare con i clienti e con i colleghi. La capacità di creare siti temporanei con notizie aggiornate ogni giorno e sviluppare supporti formativi adeguati hanno fatto la differenza.

Capire le vere esigenze dei dipendenti significa aver chiaro che le persone in questo momento vogliono soddisfare i loro bisogni più elementari ovvero il comfort, l’accessibilità agli strumenti utili per lavorare, la percezione di sicurezza e vicinanza dell’azienda. I bisogni di crescita e carriera in molti casi sono decaduti con la pandemia a favore di quelli primari. Questi sono stati supportati anche grazie alle intranet: messaggi frequenti e sinceri da parte dei leader aziendali, suggerimenti su come impostare un ambiente di lavoro produttivo e di routine a casa, consigli per i manager su come istruire le persone a distanza, metodologie per supportate l’equilibrio mentale.

Oggi l’intranet è diventata uno strumento di supporto pratico e “psicologico”, un luogo da visitare per sentire se le cose stanno andando bene e come perseverare.

Non dimentichiamoci che anche in fase post pandemia, tante abitudini acquisite in questo periodo rimarranno: lavoro da remoto, riduzione drastica delle trasferte, necessità di vicinanza con l’azienda, maggiore condivisione delle informazioni in via digitale (quando mai avremmo registrato una call in passato?), flessibilità negli orari.

Le intranet quindi verranno sempre più valorizzare quali strumenti di comunicazione fondamentali e completamente integrate nel digital workplace aziendale: Microsoft a livello di strumenti sta mostrando tutte le potenzialità e le integrazioni possibili grazie a Viva, la nuova piattaforma di employee experince , Teams Room, per consentire a tutti di partecipare ai meeting di Teams in maniera più coinvolgente  e Fluid, la  nuova piattaforma progettata per ottimizzare la collaborazione abbattendo le barriere tra le app.
In questi nuovi scenari ci attendono sicuramente delle novità importanti e tutto sta a saperle cavalcare come hanno fatto i vincitori del contest della Nielsen Norman Group.
Microsoft sta investendo molto anche su Mesh, la piattaforma che consente di condividere esperienza da qualsiasi luogo,  dando la possibilità agli utenti di interagire con contenuti 3D e quindi rendere le riunioni da remoto ancora più performanti.

Sperando che le nuove sfide del futuro saranno dettate solo da necessità evolutive, vedremo chi sarà pronto a comprenderle appieno e  ad accoglierle.

 

Fonti e approfondimenti:

https://www.nngroup.com/articles/intranet-design/

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Modern Workplace Consultant

Come registrare una riunione

Collaborazione Avanzata con Microsoft Teams

Videopillola: Come registrare una riunione su Teams

In questa video pillola vedremo come registrare una riunione su Teams: la riunione verrà salvata sul cloud in Microsoft Stream con la possibilità di aggiungere sottotitoli e condividerla con la tua organizzazione.

Ecco gli argomenti di cui parliamo:

  • Registrare una riunione
  • Disponibilità della registrazione
  • Condividere una registrazione
  • Gestire i sottotitoli


 

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Microsoft WhiteBoard uno strumento dove i team possono collaborare e condividere idee e appunti

Oggi parlerò di un argomento che esula dai miei soliti discorsi tecnici.

Essendo un amante degli appunti cartacei, soprattutto durante le riunioni, vi segnalo questa simpatica ed utile nuova funzionalità inserita all’interno dell’ambiente di Microsoft Teams.

Microsoft whiteboard

Si chiama Microsoft WhiteBoard e permette di conciliare la necessità di prendere appunti (tipici dell’approccio carte e penna) con funzionalità più digitali come salvare screenshot etc. Il tutto facilmente condiviso all’interno di una riunione Teams con la possibilità per tutti i partecipanti di collaborare alla creazione degli ‘appunti’.

Altro innegabile vantaggio (oltre al risparmio ambientale di fogli di carta) è la possibilità di reperire facilmente gli appunti presi senza doversi preoccupare di dover rintracciare il foglio svolazzante per la scrivania.

Come tutti i prodotti integrati in Teams, la funzionalità è in continua evoluzione e miglioramento. A questo indirizzo è possibile verificare lo stato di avanzamento degli aggiornamenti:

https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/roadmap?filters=&searchterms=whiteboard

 

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Solution Architect

 

Avviareuna riunione immediata con Teams

Collaborazione Avanzata con Microsoft Teams

Videopillola: Avviare una riunione immediata con Teams

In questa video pillola vedremo come avviare una riunione immediata con Teams, con utenti interni o esterni alla tua organizzazione, per gestire al meglio i vostri incontri in tempo reale.

Ecco gli argomenti di cui parliamo:

  • Da Calendario
  • Da un Canale


 

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Videopillola Microsoft Teams: pianificare una riunione

Collaborazione Avanzata con Microsoft Teams

Videopillola: Pianificare una riunione con Teams

In questa video pillola vedremo come pianificare e organizzare le tue riunioni, direttamente dall’applicazione nella sezione Calendario o da Outlook. Con l’assistente della pianificazione in Outlook  puoi monitorare gli appuntamenti del tuo teams e le loro disponibilità, così puoi organizzare la riunione al momento giusto con un click.

Ecco gli argomenti di cui parliamo:

  • Riunione da Outlook
  • Riunione direttamente su Teams


 

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Quale modello scegliere per la propria organizzazione

Il contenuto è l’elemento fondamentale della intranet: i dipendenti accedono allo strumento principalmente per poterne usufruire.
Ma chi ne detiene la gestione?
Nel caso delle intranet spesso non esiste un owner unico, ma ve ne sono di interfunzionali… pensiamo a contenuti legati alle risorse umane piuttosto che quelli di natura tecnica o legislativa.

Ogni volta che si inizia un progetto di tale portata, il primo dubbio che assale il cliente è proprio questo, saremo in grado di alimentare la intranet? Avremo il tempo di aggiornate le comunicazioni?
Sarà possibile avere sempre informazioni ”fresche” per rendere interessante la nostra intranet?
Quante persone mediamente vengono coinvolte a livello redazionale?
Quante ore di impegno dobbiamo prevedere? Come possiamo gestire i flussi di aggiornamento?

Insomma la tematica non è banale e costituisce spesso una problematica da non sottovalutare.
La prima cosa da fare quando questi dubbi attanagliano i nostri interlocutori è questa, ovvero definire un modello di gestione contenuti.
Grazie ad esso si possono esplicitare ruoli, responsabilità, linee guida e processi afferenti al processo di redazione e pubblicazione. Inoltre si può condividere un piano redazionale che garantisca un aggiornamento costante e puntuale.

Ma quanti modelli di gestione contenuti esistono?
Come egregiamente spiegato dal NNgroup*, esistono tre modelli di gestione:

  • Centralizzato
  • Distribuito
  • Ibrido

Quale è il più efficace per la nostra intranet?

La scelta del giusto modello di gestione dei contenuti e organizzazione dipende da una varietà di fattori, tra cui le dimensioni della azienda, gli obiettivi della intranet (serve per connettere i dipendenti in uffici distribuiti o è pensata per supportare la produttività, vantaggi e notizie aziendali?) e la capacità del team proprietario dell’intranet.
Comprendere ciò che è necessario per il successo di ciascun modello può aiutare le organizzazioni a scegliere il giusto piano di gestione dei contenuti per il miglioramento dell’intranet e, in definitiva, dell’esperienza dei dipendenti.

Vediamo brevemente come sono caratterizzati i diversi modelli ed i loro vantaggi

Modello Centralizzato

In un modello di gestione contenuti centralizzato, un singolo team (o un numero molto limitato di team) è abilitato alla produzione, gestione e pubblicazione di contenuti sull’Intranet. Questo team centrale è spesso un team di comunicazioni interne o un team dedicato.
In un modello centralizzato, chiunque desideri pubblicare contenuti intranet, sia nella homepage che nella pagina di un reparto o team specifico, deve inviare una richiesta al team centrale.

Vantaggi

  • Tutti i contenuti hanno uno stile di comunicazione uniforme e il team, avendo visione globale della intranet, può proporzionare bene i pesi degli argomenti
  • Nessun contenuto indesiderato può essere pubblicato
  • La formazione sullo strumento di aggiornamento e pubblicazione è necessaria solo per un numero esiguo di persone

Svantaggi

  • Il team centrale deve essere quasi totalmente dedicato a queste attività
  • Il flusso di creazione di un contenuto si allunga dovendo passare da un numero esiguo di persone

Modello Distribuito

In questo modello la proprietà dei contenuti viene distribuita in tutta l’organizzazione. Spesso, un team centrale abilita solo “utenti” sul sistema di gestione dei contenuti e fornisce la formazione iniziale sullo strumento.
In questo modello i membri del team centrale possono essere delegati al solo controllo dei contenuti cross ( ad esempio news che provengono da diversi uffici) e possono dettare delle linee guida

Vantaggi

  • Aumenta il senso di coinvolgimento ed appartenenza visto che diversi utenti sono incaricati sul tema
  • Il flusso di creazione è più rapido visto che il team è allargato

Svantaggi

  • Viene richiesta una formazione più estesa al team: molti più utenti devono imparare ad usare la piattaforma di aggiornamento
  • Si rende necessario verificare l’uniformità dei contenuti sia a livello di volumi che a livello stilistico
  • La quantità prevale spesso sulla qualità

Modello Ibrido

In un modello ibrido, alcuni contenuti sono di proprietà di un team centrale, mentre altri sono distribuiti.
Al team centrale solitamente vengono delegate la home page, la gestione del menu e delle pagine di primo livello, le altre sezioni sono a carico del team distribuito.
Questo modello costituisce un buon equilibrio di libertà di creazione, coinvolgimento e qualità.

Vantaggi 

  • Controllo ponderato dei contenuti
  • Livello adeguato di fluidità del processo di pubblicazione

Svantaggi

  • E’ richiesta comunque una formazione estesa sullo strumento
  • E’ necessario un audit costante per garantire uniformità nella comunicazione

Quale che sia la scelta del modello, è comunque fondamentale quando si parla di contenuti sulle intranet tenere a mente questi aspetti:

  • Deve esserci una vision ed un team preposto a verificare la corrispondenza con questa vision
  • Non dimenticare mai di formare adeguatamente i team sia a livello tecnico che a livello “linguistico/comunicativo”
  • Il modello di governance deve essere conosciuto da tutti ed essere rispettato

Buon lavoro!

* Fonti: https://www.nngroup.com/articles/intranet-content-management/

 

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Gestire il team come proprietario

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Videopillola: Gestire il team come Proprietario

In questa video pillola vedremo la gestione dei team come proprietario, scegliere le impostazioni e le caratteristiche di team e canali, definire le autorizzazioni per i membri e ospiti. Organizzare lo spazio di lavoro perché sia collaborativo e strutturato e aiutare le persone del team a lavorare meglio insieme.

Ecco gli argomenti di cui parliamo:

  • Aggiungere/Rimuovere Membri
  • Aggiungere Proprietari
  • Gestire i Canali
  • Modificare le impostazioni del Team
  • Archiviare Team

 

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Pianificare e gestire le attività del team

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Videopillola: pianificare e gestire le attività del team

Oggi vedremo come il Team Manager può gestire e organizzare al meglio il proprio team di lavoro: aggiungere e rimuovere i vari membri, pianificare e distribuire le attività, adattandole alle esigenze del momento, visualizzare grafici per monitorare l’avanzamento dei lavori.

Ecco gli argomenti di cui parliamo:

  • Creare un piano Planner
  • Creare i contenitori
  • Aggiungere e assegnare attività
  • Grafici
  • Calendario

 

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Videopillole MIcrosoft Teams: collaborare su Teams

Collaborazione Avanzata con Microsoft Teams

Videopillola: collaborare su Teams

In questa video pillola vedremo come poter collaborare al meglio con il nostro team, come tenere aggiornato ogni membro e come mettere in evidenza i messaggi più strategici e ricordare le cose più importanti, o salvare un tread per tenerlo sempre sotto controllo.

Ecco gli argomenti di cui parliamo:

  • Collaborare/menzionare
  • Cronologia
  • Messaggi salvati

 

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Videopillole Microsoft Teams: come utilizzare la casella ricerca

Collaborazione Avanzata con Microsoft Teams

Videopillola: come utilizzare la casella di ricerca

In questa video pillola vedremo come poter utilizzare la banda di ricerca o banda dei comandi all’interno di Teams. Questo ci permetterà, oltre che ad effettuare le ricerche del caso, anche di usare delle specifiche azioni: come mandare un messaggio, senza interrompere il lavoro che stiamo svolgendo.

Ecco gli argomenti di cui parliamo:

    • Creare messaggi, aggiungere persone o file
    • Messaggi salvati
    • Effettuare una chiamata
    • Mandare un messaggio veloce

 

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