Articoli

La gestione dei contenuti nei progetti Intranet

,

Quale modello scegliere per la propria organizzazione

Il contenuto è l’elemento fondamentale della intranet: i dipendenti accedono allo strumento principalmente per poterne usufruire.
Ma chi ne detiene la gestione?
Nel caso delle intranet spesso non esiste un owner unico, ma ve ne sono di interfunzionali… pensiamo a contenuti legati alle risorse umane piuttosto che quelli di natura tecnica o legislativa.

Ogni volta che si inizia un progetto di tale portata, il primo dubbio che assale il cliente è proprio questo, saremo in grado di alimentare la intranet? Avremo il tempo di aggiornate le comunicazioni?
Sarà possibile avere sempre informazioni ”fresche” per rendere interessante la nostra intranet?
Quante persone mediamente vengono coinvolte a livello redazionale?
Quante ore di impegno dobbiamo prevedere? Come possiamo gestire i flussi di aggiornamento?

Insomma la tematica non è banale e costituisce spesso una problematica da non sottovalutare.
La prima cosa da fare quando questi dubbi attanagliano i nostri interlocutori è questa, ovvero definire un modello di gestione contenuti.
Grazie ad esso si possono esplicitare ruoli, responsabilità, linee guida e processi afferenti al processo di redazione e pubblicazione. Inoltre si può condividere un piano redazionale che garantisca un aggiornamento costante e puntuale.

Ma quanti modelli di gestione contenuti esistono?
Come egregiamente spiegato dal NNgroup*, esistono tre modelli di gestione:

  • Centralizzato
  • Distribuito
  • Ibrido

Quale è il più efficace per la nostra intranet?

La scelta del giusto modello di gestione dei contenuti e organizzazione dipende da una varietà di fattori, tra cui le dimensioni della azienda, gli obiettivi della intranet (serve per connettere i dipendenti in uffici distribuiti o è pensata per supportare la produttività, vantaggi e notizie aziendali?) e la capacità del team proprietario dell’intranet.
Comprendere ciò che è necessario per il successo di ciascun modello può aiutare le organizzazioni a scegliere il giusto piano di gestione dei contenuti per il miglioramento dell’intranet e, in definitiva, dell’esperienza dei dipendenti.

Vediamo brevemente come sono caratterizzati i diversi modelli ed i loro vantaggi

Modello Centralizzato

In un modello di gestione contenuti centralizzato, un singolo team (o un numero molto limitato di team) è abilitato alla produzione, gestione e pubblicazione di contenuti sull’Intranet. Questo team centrale è spesso un team di comunicazioni interne o un team dedicato.
In un modello centralizzato, chiunque desideri pubblicare contenuti intranet, sia nella homepage che nella pagina di un reparto o team specifico, deve inviare una richiesta al team centrale.

Vantaggi

  • Tutti i contenuti hanno uno stile di comunicazione uniforme e il team, avendo visione globale della intranet, può proporzionare bene i pesi degli argomenti
  • Nessun contenuto indesiderato può essere pubblicato
  • La formazione sullo strumento di aggiornamento e pubblicazione è necessaria solo per un numero esiguo di persone

Svantaggi

  • Il team centrale deve essere quasi totalmente dedicato a queste attività
  • Il flusso di creazione di un contenuto si allunga dovendo passare da un numero esiguo di persone

Modello Distribuito

In questo modello la proprietà dei contenuti viene distribuita in tutta l’organizzazione. Spesso, un team centrale abilita solo “utenti” sul sistema di gestione dei contenuti e fornisce la formazione iniziale sullo strumento.
In questo modello i membri del team centrale possono essere delegati al solo controllo dei contenuti cross ( ad esempio news che provengono da diversi uffici) e possono dettare delle linee guida

Vantaggi

  • Aumenta il senso di coinvolgimento ed appartenenza visto che diversi utenti sono incaricati sul tema
  • Il flusso di creazione è più rapido visto che il team è allargato

Svantaggi

  • Viene richiesta una formazione più estesa al team: molti più utenti devono imparare ad usare la piattaforma di aggiornamento
  • Si rende necessario verificare l’uniformità dei contenuti sia a livello di volumi che a livello stilistico
  • La quantità prevale spesso sulla qualità

Modello Ibrido

In un modello ibrido, alcuni contenuti sono di proprietà di un team centrale, mentre altri sono distribuiti.
Al team centrale solitamente vengono delegate la home page, la gestione del menu e delle pagine di primo livello, le altre sezioni sono a carico del team distribuito.
Questo modello costituisce un buon equilibrio di libertà di creazione, coinvolgimento e qualità.

Vantaggi 

  • Controllo ponderato dei contenuti
  • Livello adeguato di fluidità del processo di pubblicazione

Svantaggi

  • E’ richiesta comunque una formazione estesa sullo strumento
  • E’ necessario un audit costante per garantire uniformità nella comunicazione

Quale che sia la scelta del modello, è comunque fondamentale quando si parla di contenuti sulle intranet tenere a mente questi aspetti:

  • Deve esserci una vision ed un team preposto a verificare la corrispondenza con questa vision
  • Non dimenticare mai di formare adeguatamente i team sia a livello tecnico che a livello “linguistico/comunicativo”
  • Il modello di governance deve essere conosciuto da tutti ed essere rispettato

Buon lavoro!

* Fonti: https://www.nngroup.com/articles/intranet-content-management/

 

Scopri il nuovo modello di lavoro basato sull’adozione di tecnologie moderne. Grazie ai servizi online di Office 365 i team possono condividere e modificare documenti, pianificare riunioni e collaborare in tempo reale.

Scopri Microsoft 365

 

Federica Bottino

Modern Workplace Consultant

/da

Microsoft Office365: Ospitare sulle nuvole – Scenari d’uso

,
Condividere documenti e collaborare con ospiti Office365

Condividere documenti e collaborare con gli ospiti su Office 365

Nel lavoro moderno e mai come in questo periodo in cui è stato attivato lo smart working, a causa dell’emergenza sanitaria COVID-19, abbiamo necessità per esigenze di progetto o individuali, di condividere un’area di materiale digitale/documenti dove poter collaborare in sicurezza con persone esterne alla nostra organizzazione siano esse clienti, partner, fornitori o consulenti.

La piattaforma Office 365 ci viene in aiuto con diverse modalità e strumenti di lavoro di Repository & Collaboration e ci dà l’opportunità di lavorare in modo più strutturato, da preferire rispetto alla pletora di comunicazioni e-mail destrutturate.

In questo articolo parleremo di quello che su Office 365 è definito come “Guest Access”(Accesso Ospite) che è la modalità più semplice, a livello individuale, di gestione degli accessi. Permette agli utenti di un’organizzazione che ha adottato Office 365, di invitare ospiti esterni ai fini di condivisione.

Nota: per completezza di esposizione, nonostante non sia l’argomento di quest’articolo, aggiungo che Office 365 prevede anche l’opzione “External Sharing” usata a livello aziendale , si tratta di una modalità con configurazioni più complesse che mettono in relazione Dominio/Tenant Office 365 aziendali.

Questa modalità è indicata per rapporti tra aziende di carattere più permanente quale ad esempio aziende partner, aziende facenti parte di un gruppo societario, B2B consolidato.

Da notare che per Teams la modalità “Guest” (ospite) da accesso a più risorse rispetto External User/External Sharing.

“Guest Access” è incluso in Microsoft 365 Business Standard, Office 365 Enterprise e Office 365 Education. Non servono licenze aggiuntive. Tuttavia gli utenti Guest relativi al licensing di Azure AD permette un rapporto di 5 guests per ogni utente con licenza, vedi Azure AD B2B collaboration licensing (per maggiori dettagli vedi la documentazione Microsoft: Azure Active Directory B2B collaboration licensing guidance)

Guest Access (Accesso Ospite) – Scenari d’uso

Ecco gli scenari d’uso e gli strumenti più comuni di condivisione con utenti ospiti esterni all’organizzazione:

  • Teams: come repository e collaboration (per condivisione/progetti con molti interlocutori)
  • SharePoint: come repository (per condivisione/progetti con molti interlocutori)
  • OneDrive: repository individuale all’interno della propria area personale (indicato per scambio di documentazione con pochi interlocutori)

Annotazioni e riferimenti per gli Amministratori del Tenant Microsoft 365:
Quanto descritto è reso possibile tramite la messa a punto delle impostazioni da “M365 Admin Center”: Organization Settings > Security & Privacy > Sharing > “Let users add new Guest to the Organization=ON”

Teams: repository & collaboration

Questa è l’opzione più completa in quanto si invita l’utente ospite a far parte di un team della propria organizzazione, con la relativa visibilità ai vari Canali di Team e rispettivi dati e funzionalità.
L’opzione è suggerita per attività di progetto che richiedono l’utilizzo di un repository strutturato di documentazione e la collaborazione (Post, Wiki, Chat, planner etc.) tra un gruppo numeroso di utenti aziendali e ospiti (appartenenti a una o più aziende esterne).

Gli ospiti possono essere:

  • utente Microsoft Office 365 di un’altra azienda/Dominio
  • utente Microsoft Account (free)
  • si può invitare anche un ospite che non sia utente Microsoft, ma quest’ultimo sarà invitato a registrarsi come Microsoft Account.

Se il proprietario del team ha l’esigenza, all’interno dello stesso team, di avere un’area con documentazione riservata ai soli utenti dell’organizzazione (tutti o parte di essi) può creare uno (o più) canali privati dedicato allo scopo.

Office365 - Condividere e invitare ospiti

Come invitare un ospite su Teams

L’ utente (proprietario di Team) tramite la funzione “Aggiungi Membro” effettua l’invito all’ospite.

All’ospite arriva una mail con il link ad accedere al Team condiviso e Microsoft 365 gli chiederà quindi, la prima volta, di verificare le autorizzazioni (finestra “Verifica le Autorizzazioni”) , quindi si collegherà al Team al quale è stato invitato (scollegandosi dal proprio Teams aziendale).

Dopo il primo accesso gli utenti Ospiti, dovranno scollegarsi dal proprio Teams aziendale e accedere a quello al quale sono stati invitati (da tendina di selezione dell’organizzazione in alto a destra), solo così potranno vedere e comunicare con i membri del Team che li ospita.

Annotazioni e riferimenti per gli Amministratori del Tenant Microsoft 365:
Quanto descritto è reso possibile tramite la messa a punto delle impostazioni da “Teams Admin Center”: Org-wide settings > Guest Access > “Allow guest access in Teams = ON”.
(per maggiori dettagli vedi la documentazione Microsoft: Communicate with users from other organizations in Microsoft Teams, vedi nello specifico “start with the Guest access checklist”).

Il Team administrator ha il pieno controllo delle funzionalità che gli utenti ospiti possono usare.
Gli utenti Ospiti vengono inseriti nell’ Azure Active Directory dell’organizzazione e sono individuabili dall’apposito Filtro “Utenti esterni:Sì”

SharePoint: repository di documenti

SharePoint è indicato come per Teams per un gruppo numeroso di utenti aziendali e ospiti appartenenti a una o più aziende esterne.

Rappresenta l’opzione indicata se si desidera invitare gli ospiti a condividere un repository documentale e informativo che prevede molte opzioni per la realizzazione di un’architettura informativa articolata, più di Teams (vedi: tante Librerie ospitate in siti e sotto siti, liste di dati, pagine web di comunicazione e non con Webpart, Wiki, etc) per contro non prevede le funzionalità di collaborazione immediate e complete che Teams prevede.

Quindi SharePoint può essere lo strumento indicato se si hanno dei motivi per evitare l’uso di Teams ma coinvolgere ospiti a far parte di un gruppo, motivi che possono essere policy aziendali o riserve dovute a evitare la moltitudine di comunicazioni chat-call e altre distrazioni derivanti dall’esterno.

Gli ospiti possono essere:

  • utente Microsoft Office 365 di un’altra azienda/Dominio
  • utente Microsoft Account (free)
  • si può invitare anche un ospite che non sia utente Microsoft, ma quest’ultimo sarà invitato a registrarsi come Microsoft Account.

Come invitare un ospite su SharePoint

L’ utente (proprietario di Site) dopo aver creato una Libreria che desidera condividere, deve impostare la sicurezza tramite le “Impostazioni” (Settings) della Libreria per evitare che gli ospiti possano accedere al resto degli oggetti (Siti, Librerie, Liste etc.) del sito padre.

La procedura vale lo stesso anche per un website intero nel caso di necessità di strutture informative più articolate: siti e sotto siti con librerie e liste etc.)

Quindi si sceglie la voce “Autorizzazioni per l’elenco di tipo raccolta documenti” (Permession For this Library).


Si interrompe l’ereditarietà: “Interrompi Ereditarietà Autorizzazioni” (Stop Inheriting Permissions) che porta la libreria ad avere permessi univoci.


A questo punto si invita l’ospite con “Concedi Autorizzazioni” (Grant Permissions).

 

 

Questo ultimo passaggio invierà la mail di invito all’ospite

Per una migliore organizzazione si potrebbe creare un Gruppo SharePoint di ospiti (ad esempio “Gruppo Ospiti”) e Concedere l’autorizzazione a quest’ultimo.

Come collegare SharePoint a Teams

L’owner aziendale che ha scelto lo strumento SharePoint per gli ospiti del proprio progetto può collegare la libreria SharePoint condivisa a Teams o meglio al team interno di progetto per facilitare gli utenti interni che usano prevalentemente Teams a gestire la libreria condivisa.

  • Passaggio.1: Aggiungere al Canale una scheda > Raccolta Documenti
  • Passaggio.2: scegliere quindi la libreria condivisa “Libreria_Condivisa”
  • Risultato: vedi Scheda “Libreria Condivisa” (con funzionalità simili alla scheda nativa del canale “File”)

Se sei un utente esperto

Premesso che:

  • ogni Teams si appoggia a un Site SharePoint (o più propriamente a un “root” Website di una Site Collection SharePoint)
  • ogni Repository di File (vedi scheda “File” di Teams) è rappresentato da una cartella della libreria di default “Sharerd Documents” del “root” Website

puoi decidere di usare lo stesso WebSite usato da Teams come contenitore per la creazione della Libreria da condividere con gli ospiti.
Come aprire il sito SharePoint che ospita Teams: Scheda “File” > “Apri in SharePoint”

Annotazioni e riferimenti per gli Amministratori del Tenant Microsoft 365:
Quanto descritto è reso possibile tramite la messa a punto delle impostazioni da “SharePoint Admin Center”: Policies > Sharing > External Sharing

OneDrive: repository di documenti della propria area personale

Questa è l’opzione “più individuale” di tutte, suggerita per l’utilizzo di un Repository e per scambio di documentazione tra pochi individui, tipicamente per attività individuali, di consulenza o propedeutiche a un Progetto (nel caso si consolida ed aumentano gli interlocutori si passerà a Teams o a SharePoint)

Gli ospiti OneDrive possono essere:

  • utente Microsoft Office 365 di un’altra azienda/Dominio
  • utente Microsoft Account (free)
  • utente non Microsoft, ad esempio utente Google/Gmail

Come invitare un ospite su OneDrive

L’ utente (owner) all’interno della sua Area di One Drive crea un Folder e invita l’ospite.

Tramite la voce “Condividi” (menù contestuale) > Utenti Specifici oppure tramite l’icona “Aggiungi Persona” dal menù “Dettagli” dell’elemento selezionato.

Le opzioni sopra indicate sono “per Utenti Specifici” e permettono che solo le persone specificate possono accedere al file o alla cartella.

Vi sono anche altre opzioni che possono essere usate: il link (meno sicura) o di invito ai soli membri dell’organizzazione (policy più stringente). Per maggiori dettagli vedi la documentazione Microsoft: Condividere file e cartelle di OneDrive

All’ospite arriva una mail con il link ad accedere all’area condivisa, il sistema gli chiederà quindi le sue credenziali e in seguito anche un codice personale inviato via mail (procedura di verifica dell’account che evita l’invito tramite inoltro della mail a un utente non invitato)

Annotazioni e riferimenti per gli Amministratori del Tenant Microsoft 365:
Quanto descritto è reso possibile tramite la messa a punto delle impostazioni da “OneDrive Admin Center”: Condivisione > Tipi di Collegamento predefinito (impostare secondo le proprie esigenze/Policy aziendali)

 

Scopri il nuovo modello di lavoro basato sull’adozione di tecnologie moderne. Grazie ai servizi online di Office 365 i team possono condividere e modificare documenti, pianificare riunioni e collaborare in tempo reale.

Scopri Microsoft 365

Nicola Xanthopoulo

Modern Workplace Consultant

/da

Multilingua più semplice per Sharepoint Online

,
Multilingua Sharepoint Online

I vantaggi della Feature MultiLingual Publishing for Modern SharePoint

Una delle funzionalità più richieste quando si realizzano progetti Intranet o applicazioni che riguardano più unità produttive (dislocate nelle più remote zone del globo) è la possibilità di fruire dei contenuti (tutti o alcuni) in lingue differenti.
Fino ad oggi, il meccanismo per consentire tale funzionalità si basava sulle Variations.
Semplificando, era necessario definire una gerarchia basata su una lingua “origine” e un elenco di lingue “target”. A quel punto, le Variations creavano un sito “copia” (contenente Pagine, Librerie e quant’altro) per ogni lingua desiderata. La pubblicazione di pagine nel sito “origine” portava alla creazione di pagine sui siti “target”.

Multilingua Sharepoint online

Il meccanismo, se pur funzionante era piuttosto macchinoso: spesso alcuni contenuti documentali erano comuni per tutte le lingue e, poiché l’utente era indirizzato sul sito della lingua corrispondente, questi dovevano venire replicati. Insomma, riassumendo andavano gestiti più siti (uno per lingua).
Finalmente, il Team di sviluppo di Sharepoint Online è intervenuto proponendo una gestione più efficiente e snella per il Multilingua. All’interno dei siti di Comunicazione di Sharepoint Online è stata introdotta la Multi-Lingual Publishing (MLP) for Modern SharePoint.

Come prima cosa, anche in questo caso, dovremmo definire un elenco di lingue (con eventuale traduttore) nella quale prevediamo di inserire i nostri contenuti. Questo lo si può fare agevolmente nelle Impostazioni Sito -> Lingue del Sito. Oltre alle lingue, possiamo prevedere uno o più traduttore per ogni lingua.

Lingue del Sito

Al salvataggio, il nostro sito di Comunicazione avrà a disposizione per ogni lingua

  • Un Titolo e una Descrizione differente.
  • Un Menu di navigazione differente.
  • Un Footer differente.

Inoltre, verrà attivato il supporto multilingua per quello che concerne pagine e news.

Infatti, ogni qualvolta verrà creata una pagina o una news, sarà possibile richiedere nel menu contestuale la traduzione in tutte le lingue o in una specifica lingua.

Supporto multilingua

Verrà, dunque, inviata una richiesta al traduttore (o ai traduttori) per la traduzione della pagina/news.

L’utente, collegandosi quindi al nostro sito di Comunicazione, vedrà di default le pagine, le news, i menu, nella lingua di sua preferenza, e potrà eventualmente visualizzare questi elementi in un’altra lingua utilizzando l’apposito menu in alto a destra che apparirà.

Richiesta traduttore

Ricordiamo inoltre, che ogni sito di Comunicazione, ha, di default, il supporto multilingua rispetto ai seguenti elementi:

  • Menu standard e contestuale di SharePoint
  • Colonne standard
  • Colonne custom (Sito o di Lista)

A questo punto cosa rimarrebbe fuori dalla traduzione?? Eventuali elementi di lista e/o documenti nelle librerie.

 

 

Nel caso si volesse avere anche questi contenuti diversificati per lingua, il risultato sarà facilmente ottenibile combinando sapientemente cartelle e permessi (ad esse associati) all’interno delle liste/librerie.

Un bel miglioramento, soprattutto in termini di semplicità di gestione e di processo di traduzione. Il tutto utilizzando lo strumento cosi come viene proposto permettendo quindi al cliente (ma anche a noi fornitori) di concentrarci su altre funzionalità cardine dell’esperienza utente e/o dei processi aziendali.

La funzionalità è in distribuzione nel mese di Maggio 2020.

 

Fonti e approfondimenti:

Uso delle Variations

Uso della Multi-Lingual Publishing (MLP) for Modern SharePoint

Cambio delle preferenze della lingua di un utente

 

Scopri il nuovo modello di lavoro basato sull’adozione di tecnologie moderne. Grazie ai servizi online di Office 365 i team possono condividere e modificare documenti, pianificare riunioni e collaborare in tempo reale.

Scopri Microsoft 365

 

Davide Mariotti

Solution Architect

 

/da

Nuovi paradigmi di consulenza al tempo del COVID-19

,
Nuovi paradigmi di consulenza al tempo del COVID

Come dovrebbe cambiare l’approccio consulenziale in ambito Modern Workplace in un contesto fisico e psicologico imprevedibile

Oggi la customer e la employee experience sono due aspetti fondamentali per ottenere successo nelle nostre iniziative di business e questo è un concetto condiviso da lungo tempo.

Dobbiamo tenere conto che per ottenere dei buoni risultati il contesto da considerare è ampio e non solo tecnologico: la cultura aziendale in primis, la struttura delle attività operative e sicuramente l’abilitazione tecnologica.

Secondo Gartner ”entro il 2020 la capacità della forza lavoro di sfruttare in modo creativo le tecnologie digitali rappresenterà la principale fonte di vantaggio competitivo per il 30% delle organizzazioni.”*

E’ chiaro a tutti che quanto è accaduto oggi, ovvero la pandemia di COVID-19, ha accelerato i tempi e per certi versi scardinato alcuni passaggi per ottenere questi risultati.
Non è detto che questo sia un aspetto negativo, soprattutto parametrato all’aspetto culturale: chi fino a ieri dimostrava delle ritrosie o delle paure, oggi si ritrova a sperare che la propria azienda possa lavorare in smart working, che i propri dipendenti, che magari fino a ieri timbravano il cartellino, siano responsabili e autonomamente motivati e che la loro cultura si sia sviluppata  in maniera autonoma, magari anche fuori dal contesto lavorativo grazie alla condivisione social.

L’utente: dal passato al futuro in poche ore

Oggi più generazioni si trovano a collaborare sul posto di lavoro, ognuna caratterizzata da aspettative, abitudini e attitudini variegate.
Tutto questo improvvisamente, senza momenti di passaggio, riflessione, progettazione: non c’è stato modo, se non per chi aveva già avviato un processo interno all’azienda, di capire come diffondere una certa cultura, una certa tecnologia, sviluppare determinati flussi ed ottimizzare selezionati processi.

Nessun espediente “narrativo” di avvicinamento, nessun servizio su una eventuale intranet che stuzzica la collaborazione…nulla, si passa dal “foglio bianco” all’intera “enciclopedia”.

Le famose 3 “E” di Microsoft per ottenere un digital workplace ottimale ovvero:

  • Empowerment: aiutare i dipendenti ad esprimere al meglio il loro potenziale
  • Engagement: ovvero l’ingaggio costante dei membri del team in modo mirato
  • Employability: costruzione di percorsi di formazione e sviluppo per crescere costantemente

devono essere garantite in velocità, magari nascendo in maniera destrutturata, improvvisa e senza conoscerne  realmente i confini.

Il consulente: nuovi valori per garantire progetti duraturi 

La sfida viene accettata anche da noi consulenti, cambiano i paradigmi della progettazione: l’utente deve sempre rimanere al centro ma “accanto” a lui, oltre alle ereditate e polverose consuetudini aziendali, ci sono la paura, la voglia di farcela, un rinnovato “spirito di appartenenza” per l’azienda che non lo abbandona.

Questo è un regalo, sembra brutto chiamarlo così in questo momento, ma è il dono che ci fa questa triste esperienza nell’ambito lavorativo consulenziale.

Ecco delle leve in più che ci aiutano a progettare dei luoghi di condivisione moderna approvati e desiderati come non mai, ecco la vera costruzione dell’ambiente in progress, con gli utenti che giorno per giorno, provando i nostri strumenti, capiscono cosa possono fare, cosa davvero gli serve e cosa un giorno vorrebbero ottenere: una motivazione che spesso si fa fatica a costruire ma che adesso ci piomba addosso in maniera dirompente.

Il punto di attenzione spetta al consulente che deve saper gestire tutto questo, deve accogliere queste sensazioni mascherate da necessità per costruire qualcosa di realmente efficace e corrispondente ai reali obiettivi che magari in questa fase sono più tattici che strategici, ma che devono appartenere ad una strategia di lungo respiro.

Si apre un nuovo modo di lavorare che erroneamente viene percepito come dettato dalla necessità, e solo più avanti sarà accolto come normalità: da qui l’efficienza, il risparmio di costi e un miglioramento della qualità della vita ( non ora certo), chimere da sempre ricercate da manager e dipendenti che  diventeranno improvvisamente la “normalità” in uno dei periodi più oscuri dell’economia mondiale.

Noi consulenti del modern workplace oggi siamo chiamati più che mai  alla rettitudine, all’ascolto, alla capacità di discernimento: dobbiamo mettere ordine nel mare magnum delle richieste, delle aspettative e  dei processi raffazzonati.

Deve essere chiara la tattica, la strategia e la concretezza, deve esserci da parte nostra una indicazione oculata sugli investimenti e sulle tempistiche.
Dobbiamo far capire che alla fine è tutto facile perché davvero forse lo è grazie a strumenti come Teams, SharePoint, Onedrive e potrei andare avanti ancora a citarne altri.

La sfida è in corso, ma come si dice adesso “andrà tutto bene”.

 

* How to Market and Sell Digital Workplace Solutions,” Gartner, Craig Roth, 23 febbraio 2018

Scopri il nuovo modello di lavoro basato sull’adozione di tecnologie moderne. Grazie ai servizi online di Office 365 i team possono condividere e modificare documenti, pianificare riunioni e collaborare in tempo reale.

Scopri Microsoft 365

 

Federica Bottino

Modern Workplace Consultant

 

/da

5 Key Points per i progetti intranet

,

Come precedentemente rilevato in altri articoli, durante i diversi anni del mio percorso lavorativo mi è capitato spesso di proporre e seguire progetti intranet dal momento che fanno parte della mia formazione professionale.

In questo articolo voglio provare ad esporre alcune tra le funzionalità più richieste o proposte nei progetti più recenti, in modo da poter offrire spunti di riflessione interessanti a chi volesse intraprendere un percorso di questo tipo.

KPI

il dato di performance aziendale è sempre un punto dolente all’interno delle aziende, spesso non si vuole condividere apertamente a livello interno, oppure c’è una oggettiva difficoltà a reperire il dato in maniera immediata ancora più spesso il dato c’è ma è difficile farlo comprendere perché costituito da molteplici parametri.

Comunicare internamente l’andamento è un aspetto importante per favorire l’engagement interno per cui questa informazione viene erogata tramite una grafica esplicativa e numeri semplici: in un caso può essere un “meteo” dove il sole rappresenta l’andamento in linea con l’obiettivo, oppure un’ampolla semi vuota o tutto quello che la fantasia ci consente ci creare. Un parametro mensile di questo genere è spesso ben accetto sia da chi comunica l’informazione sia da parte di chi ne fruisce.

Benvenuto

nelle aziende oggi solitamente c’è un forte turn-over, le risorse vanno e vengono e mi capita spesso di parlare con clienti che dicono di vedere sempre facce nuove senza sapere chi siano queste persone. Un servizio di “benvenuto” presente sulla intranet corredato di fotografia della nuova risorsa   e il suo ruolo, risulta fondamentale per ovviare a questa esigenza molto sentita.

In questo modo non solo si mette a conoscenza l’azienda sulle nuove assunzioni, ma anche il nuovo dipendente si troverà da subito maggiormente coinvolto nelle dinamiche aziendali vedendosi “presentato” nella intranet.

Ricerca Competenze

come è normale che sia, nelle aziende di medie/grandi dimensioni non è possibile conoscere le competenze di tutti i colleghi: al di la del ruolo ricoperto, che tipo di strumenti è in grado di utilizzare una determinata persona difficilmente è una informazione conosciuta.

Grazie alla compilazione del proprio profilo e dei propri skill, spesso abbiamo sviluppato dei motori di ricerca competenze che permettono di capire in tempo reale chi può aiutarci su una determinata problematica sia di ordine logico ma anche di ordine pratico (le formule su xls … uno dei problemi più quotati?)

Job posting

e candidature interne alla propria azienda sono sempre ben viste perché permettono alle persone di crescere professionalmente o di ricoprire ruoli più consoni alle proprie aspirazioni. Avere quindi chiaro quali sono le posizioni aperte, che tipo di competenze bisogna avere per ricoprirle e autocandidarsi in maniera semplice, è un servizio efficace che trova nella intranet una collocazione naturale.

I miei link

ognuno di noi ha dei link che utilizza quotidianamente per fini lavorativi ma anche personali. Chi di noi non consulta il meteo ogni giorno, oppure siti di news generali o magari qualche e-commerce per monitorare le offerte. Avere la possibilità di segnare direttamente sulla nostra home page della intranet dei link diretti, è una funzionalità che piace agli utenti perché liberamente configurabile ed in alcuni casi permette un piccolo cambiamento di approccio allo strumento.

Questi key point costituiscono solo alcuni esempi delle funzionalità più popolari.  Prossimamente parleremo di altri servizi sempre più richiesti

 

Scopri il nuovo modello di lavoro basato sull’adozione di tecnologie moderne. Grazie ai servizi online di Office 365 i team possono condividere e modificare documenti, pianificare riunioni e collaborare in tempo reale.

Scopri Microsoft 365

 

Federica Bottino

Modern Workplace Consultant

 

/da

Intranet design trends 2019

,

L’ultimo articolo del NNGroup https://www.nngroup.com/articles/intranet-design-trends-2019/

a proposito di intranet, cita 4 punti particolarmente rilevanti per questi progetti nell’anno in corso: provo di seguito sintetizzarli e a coniugare i concetti che loro espongono con le nostre recenti esperienze progettuali

1) Investire molto sul lancio

Di certo non potrei essere più d’accordo. L’articolo specifica che il lancio deve essere importante ma solo se il progetto presenta una buona esperienza d’uso. Le “delusioni” ripetute riportano solo a fallimenti che si ingigantiscono e non fanno che peggiorare una situazione negativa.

Non sempre noi siamo riusciti a far realizzare lanci significativi ai nostri clienti: a volte è stato possibile soprattutto quando gli interlocutori dei progetti erano di natura variegata, HR, figure di marketing e comunicazione. Quando ciò non è avvenuto però non si sono verificate involuzioni: se lo strumento per varie ragioni è diventato, durante la progettazione, il punto focale della collaborazione allora gli utenti lo hanno adottato “per forza”.

2) Avere sulla intranet un supporto alle principali attività organizzative

Elargire servizi operativi quali la consultazione del cedolino o le ferie è sicuramente utile, ma ancora più utile è trovare sulla intranet informazioni che possono orientare al meglio il nostro lavoro

Se sono una figura commerciale, avere i miei dati di vendita in tempo reale è fondamentale per capire dove “spingere” e se ho clienti critici: ancora meglio se l’azienda sta per lanciare o togliere dei prodotti sapendolo in anticipo posso adottare delle strategie verso il mercato in maniera efficace.

Tutte le informazioni utili a gestire al meglio il business dei singoli utenti devono essere erogate nello strumento principe della comunicazione interna.

3) creare una esperienza di ricerca innovativa

Aumentare le performance di questa funzione per intranet voluminose è fondamentale. Questo si può ottenere attraverso uso di metadati, suggerimenti dettati dalla ricerca personalizzata, filtri.

Sempre più spesso i nostri clienti dedicano una attenzione particolare a questa funzionalità che se ben sviluppata permette davvero di trovare materiale utile in tempi infinitesimali. Spesso e volentieri mi vengono richieste bozze logiche solo per esemplificare la funzionalità della ricerca e rassicurare il cliente che tutto quello che vorrebbe ricercare corrisponde a quanto verrà sviluppato: fondamentale è l’usabilità di questa sezione che deve essere particolarmente semplice ed immediata.

4) Utilizzare consapevolmente e strategicamente gli strumenti sulla intranet

I progetti vincenti diventano il fulcro della operatività delle persone: permettere accessi rapidi ai tool applicativi, erogare dati in tempo reale, usufruire della collaborazione documentale e progettuale, inserire segnalibri, permettere la personalizzazione di alcune webpart .

Tutte queste funzionalità sono finalizzate a rendere la intranet il vero workplace: lo spazio di lavoro dal quale posso gestire tutta la mia operatività quotidiana.

Una volta le intranet nascevano come strumento di comunicazione interna, in origine top down. Solo successivamente sono diventati anche strumenti bottom- up (anche se purtroppo ancora debolmente): l’apertura verso il digital workplace invece è un fenomeno più sentito semplificato anche dagli strumenti che Microsoft mette a disposizione.
Tutti i nostri clienti negli ultimi anni hanno approcciato i progetti intranet in questa modalità, il successo che ne è derivato è chiaramente superiore rispetto ai progetti del passato perché le intranet sono diventati spazi di lavoro interattivi a tutti gli effetti: senza accedere ad esse è quasi impossibile svolgere pianamente le proprie attività.

Vedremo quali saranno i punti saldi del prossimo anno!

 

Scopri il nuovo modello di lavoro basato sull’adozione di tecnologie moderne. Grazie ai servizi online di Office 365 i team possono condividere e modificare documenti, pianificare riunioni e collaborare in tempo reale.

Scopri Microsoft 365

 

Federica Bottino

Modern Workplace Consultant

 

/da

La prima impressione è quella che conta!

, ,
La progettazione dell'esperienza utente

First impression

La prima impressione è quella che conta! Quante volte abbiamo sentito questa frase applicabile in ogni contesto sociale, forse troppe e in alcuni casi ci siamo anche ricreduti sul suo significato. Ma l’approccio verso i nuovi strumenti di comunicazione/lavoro su cosa si basa?

Purtroppo in questi contesti il primo sguardo e la prima impressione sono davvero elementi che potranno decretare o meno il successo di un progetto, quindi che fare? Oltre a dedicare tempo alla progettazione alla usabilità e al lancio degli strumenti, non dobbiamo dimenticarci di supportarne fortemente l’adozione tramite la motivazione.

Se incontraste sulla vostra strada una persona affaticata e mal vestita, sapendo che sta facendo il muratore in cantiere, che cosa pensereste? Sareste scevri da una prima “negativa” impressione rispetto al fatto di non saperlo?

Vediamo alcuni esempi:

Chatbot

la primissima interazione tra l’utente e il bot è fondamentale per l’esperienza dell’utente. Quando si progetta un bot, bisogna tener presente che c’è molto di più in quel primo messaggio oltre a dire “ciao”.

L’utente deve capire subito con cosa interagisce, cosa può ottenere dallo strumento, se questo lo farà innervosire, se sarà in grado di aiutarlo e non di fargli perdere tempo.

Diversamente non ci sarà una seconda volta.

Siti internet

Il sito internet vive sulla schermata principale.

La prima schermata deve, oltre a mostrare la pertinenza del contenuto ricercato, fornire importanti spunti di navigazione. Gli utenti dovrebbero comprendere intuitivamente dove si trova il menu e come funziona, dove chiedere aiuto, qual è la politica sulla privacy e così via.

Intranet

Le intranet oggi si configurano sia come strumenti di comunicazione interna sia come strumenti di lavoro: se la prima pagina non mi permette di capire questo ed accedere velocemente a ciò che voglio, gli utenti smetteranno di considerala tale e perderanno magari più tempo per essere aggiornati o addirittura rinunceranno.

Applicazioni

Nella applicazioni, qualunque sia il loro scopo, deve capirsi il flusso e l’obiettivo dell’utilizzo. La schermata principale spesso è il punto di smistamento alle varie funzionalità ed il punto di ritorno.

Si potrebbe andare avanti all’infinito con gli esempi, ma appare chiaro che il primo approccio allo strumento ne decreta il futuro ed assiduo utilizzo. Che cosa significa questo? Nei processi di Change management il concetto di adoption deve essere accompagnato in maniera soft ma incisiva: mostrare agli utenti i prodotti migliori, performanti ma senza barriere, facilissimi da usare renderà vincente l’operazione di evoluzione. Spiegare agli utenti il perché li devono usare e quali vantaggi ne deriveranno sarà la chiusa per fare goal.

La progettazione oggi parte da metriche rovesciate rispetto al passato, prima di preoccuparci della fattibilità, preoccupiamoci di come verrà accolta l’innovazione, se verrà accolta e se veramente porterà il valore aggiunto che stiamo ricercando. Dopo capiremo come costruire questo risultato.

Scopri heybot, il chatbot conversazionale che dialoga direttamente con i tuoi clienti e con i tuoi partner, risponde 24/7 alle Q&A dei tuoi utenti in modo proattivo fornendo informazioni dettagliate.

Scopri heybot

 

Federica Bottino

Modern Workplace Consultant

 

/da

Long wow o Big bang?

,
Metodologie di lancio per un progetto Intranet: Long wow o Big bang?

Attività di lancio

L’argomento del lancio di un progetto intranet spesso viene affrontato in maniera un po’ improvvisata e destrutturata. In realtà il lancio è parte integrante del progetto e va affrontato come tale, in maniera preventiva e durante tutte le fasi.
Letteratura in merito se ne trova poca: vediamo a livello macro quali sono i principi fondamentali di questa attività.

La metodologia

Possiamo distingue due metodologie per il lancio di un progetto intranet: Long wow o Big bang. A sentire questi nomi viene da sorridere ma entrambi i metodi rispondono a precise esigenze di progettazione e comunicazione.
Il metodo Long wow indica una informazione costante nei confronti dell’utente finale: il progetto viene rilasciato a moduli cosicchè chi ne fruisce può abituarsi piano piano alla novità ed interagire con lo strumento. Se ne evince quindi che gli utenti finali sono coinvolti fin da subito ed alcuni anche in fase di progettazione.
In questo modo gli utenti si abitueranno meglio ai cambiamenti, potranno dare feed back in corso d’opera, si sentiranno coinvolti e progrediranno nelle loro competenze e nei loro comportamenti in modo analogo a quanto progredisce la intranet.
L’approccio Big bang si esplicita nel fatto che sia meglio lanciare il nuovo ambiente in una unica volta, facendo vedere in modo netto il lavoro fatto e mostrando il grande strappo rispetto al passato.
Solitamente il problema del metodo Big bang sta proprio in quello che dovrebbe essere il suo punto di forza, si tratta di troppo cambiamento in troppo poco tempo:

  • per tanto tanto tempo nessuno vede un cambiamento (e continua ad usare i vecchi sistemi inefficienti);
  • il cambiamento tutto insieme produce necessità di apprendimento e crea resistenze forti (o più forti);
  • il cambiamento forte è in genere seguito da una stasi, per cui diventa presto la normalità (addio big bang)

La scelta dell’uno o dell’altro è dettata dalla tipologia di progettazione e dalla strategia di comunicazione interna che l’azienda vuole seguire: è importante che gli uffici comunicazione/marketing/HR abbiano chiari questi aspetti e si muovano di conseguenza.

Declinazioni pratiche

Una volta stabilito il metodo ci si può sbizzarrire nelle declinazioni pratiche che possono essere le più disparate. Ne riporto alcune di seguito, le più comuni

  • news o newsletter di tipo teaser
  • countdown su strumenti aziendali in uso: anche questo con effetto teaser o meno
  • video in info point o in punti strategici
  • supporti cartacei “virali” quali adesivi, spille, cartelloni etc
  • organizzazione di eventi interni ad hoc

Ho visto attività davvero interessanti portate avanti dagli uffici preposti, si tratta solo di capire quanto di vuole investire e in che modo.
L’importante è avere chiara la metodologia sottostante per sviluppare strategie adeguate ed ottenere il risultato atteso.

 

Scopri il nuovo modello di lavoro basato sull’adozione di tecnologie moderne. Grazie ai servizi online di Office 365 i team possono condividere e modificare documenti, pianificare riunioni e collaborare in tempo reale.

Scopri Microsoft 365

 

Federica Bottino

Modern Workplace Consultant

 

/da

Come avviare una piattaforma di social network enterprise per la collaborazione in azienda

,
Come avviare una piattaforma social aziendale Yammer

Yammer: l’app che aiuta la collaborazione e la condivisione di conoscenza nei team di lavoro

Yammer è l’applicazione della suite Microsoft Office 365 per la creazione di community di lavoro, dove condividere conoscenza e introdurre in azienda nuove modalità di comunicazione con le dinamiche tipiche dei social network.

Yammer ha grandi potenzialità e le aziende che lo hanno introdotto hanno migliorato significativamente la comunicazione, i rapporti interni, le dinamiche. Gli effetti positivi riscontrati sono: risoluzione delle problematiche in modo veloce grazie a una comunicazione trasversale, condivisione e crescita di idee utili alla produttività e allo sviluppo del business, emersione dei talenti, maggior soddisfazione dei dipendenti, facilità di connessione e comunicazione tra sedi fisiche lontane e team di lavoro, maggior senso di coinvolgimento e di allineamento agli obiettivi aziendali.

Introdurre un’iniziativa di social network aziendale richiede prima di tutto una strategia per favorire il cambio di paradigma, i nuovi strumenti aziendali devono essere inseriti in un piano di adozione che tenga conto della cultura e degli obiettivi dell’impresa.

Le nuove sfide su cui si dovrà lavorare sono:

  • Mettere al centro l’ascolto e la crescita del team;
  • Cambiare approccio alla comunicazione;
  • Abbracciare una cultura di condivisione della conoscenza;
  • Lavorare come una rete;
  • Avere una visione;
  • Lavorare verso obiettivi comuni;
  • Assistere il cambiamento culturale;

Il piano di adozione step by step

Gli step per l’introduzione della piattaforma:

  1. Identificare e condividere i valori aziendali;
    I valori aziendali sono fondamentali per creare una cultura condivisa nella community e un forte senso di condivisione e appartenenza.
  2. Chiarire perché si vuole introdurre Yammer:
    Quali benefici concreti ci si può aspettare?
    Quali obiettivi si vuole raggiungere?
  3. Analizzare i casi d’uso e gli scenari aziendali più significativi per l’azienda;
    Scegliere gli scenari principali in cui introdurre la piattaforma è importante per non sprecare tempo e risorse creando confusione, con una direzione chiara i risultati saranno misurabili e efficaci.
  4. Valutare l’impatto dell’iniziativa;
    Quali conseguenze ci si aspetta? 
    Come l’azienda si deve organizzare per avviare con successo?
  5. Selezionare le figure chiave che possono supportare l’iniziativa;
    Quali figure dirigenziali saranno promotori dell’iniziativa? 
    Chi nel settore IT può occuparsi degli aspetti tecnici?
  6. Definire i criteri di governance e sicurezza con tutti gli attori coinvolti;
  7. Individuare chi si occuperà dell’attività di community management;

Perché serve un community manager?

La figura del community manager è molto importante perché la piattaforma di social network abbia successo e venga sfruttata a pieno.

In particolare, il community manager ha il compito di:

  • Accogliere nuovi membri;
  • Assistere l’utilizzo degli strumenti della piattaforma;
  • Incoraggiare la conversazione, dirigerla e moderare;
  • Incoraggiare la condivisione di successi, individuare le figure chiave più attive e fare leva su di loro per rendere più partecipe la piattaforma;
  • Monitorare i gruppi, gli obiettivi e gli avanzamenti;
  • Monitorare che le linee guida di policy siano rispettate;
  • Avviare nuove iniziative di engagement e di crescita;
  • Verificare che la visione e gli obiettivi siano allineati;
  • Gestire le reazioni e le situazioni critiche;
  • Educare all’uso della piattaforma in modo adeguato;
  • Organizzare le conversazioni, fare ordine inserendo gli argomenti e portando alla luce informazioni importanti;
  • Assicurarsi che le conversazioni e le domande abbiano risposta;
  • Misurare i risultati;

Come si introduce la piattaforma?

Per iniziare si seleziona un gruppo pilota di utenti che inizieranno ad usare la piattaforma secondo lo scenario identificato nell’analisi iniziale.

I passi pratici per iniziare:

Configurare la rete a livello amministrativo e IT, inserendo tutte le informazioni per impostare correttamente la piattaforma, impostare i permessi e le caratteristiche di layout;

Costruire le linee guida e le policy inserendole in tutti i punti strategici, in modo che siano sempre visibili e consultabili con semplicità;

Preparare i materiali informativi per l’utilizzo della piattaforma, creare un gruppo di “Help” dove inserirli e in cui sarà possibile fare domande e assistere chi ha bisogno di supporto;

Decidere quali gruppi pilota far partire e inserire una descrizione chiara della finalità del gruppo, cosa ci si aspetta;

Dare il benvenuto agli utenti creando testi chiari e informativi per individuare dove trovare le risorse e quali sono gli obiettivi;

Incoraggiare le persone con piccole guide e tips sui primi passi da fare sulla piattaforma.

Come si comunica il lancio?

Il lancio della piattaforma può essere comunicato con diversi strumenti:

  • Creare un articolo o una landing page sulla Intranet aziendale per spiegare l’introduzione dell’iniziativa e inserire l’accesso a Yammer;
  • Inviare una email o una serie di email di benvenuto in cui illustrare le funzionalità e le finalità della piattaforma, le istruzioni per l’utilizzo;
  • Creare i messaggi di benvenuto su Yammer e verificare che per l’utente sia facile accedere e comprendere l’uso degli strumenti;
  • Realizzare video per presentare l’iniziativa o condividere materiali video esplicativi per formare gli utenti;
  • Creare un evento dal vivo dove comunicare l’avvio di questa iniziativa.

Idee creative per il lancio

Il lancio può essere pianificato e gestito utilizzando strategie creative, eccone alcune:

  • Per creare engagement è possibile lanciare delle competizioni e premiare gli utenti più attivi;
  • Organizzare un evento di photo shooting per scattare le foto profilo con un fotografo professionista;
  • Utilizzare applicazioni specifiche per creare uno streaming di conversazioni durante un evento per collegare la dimensione online e offline;
  • Organizzare conferenze live o eventi formativi, culturali utilizzando Yammer come rete per condividere e stimolare la conversazione;
  • Organizzare contest e condivisione di idee.

Far crescere la piattaforma

Per far crescere la piattaforma è possibile reiterare il modello di adozione precedente e mano a mano allargare l’introduzione di Yammer in tutta l’azienda.

Ecco alcuni consigli:

  • Individuare le persone più attive ed entusiaste per supportare il coinvolgimento degli altri utenti;
  • Far comprendere i vantaggi di collaborare attraverso un social network aziendale, attraverso contenuti interattivi, case study ma anche tramite testimonianze dei gruppi pilota;
  • Monitorare e premiare l’attività sulla piattaforma;
  • Incoraggiare e dirigere la conversazione;
  • Utilizzare gli argomenti per mettere in rilievo le discussioni più utili;
  • Chiarire obiettivi e finalità della piattaforma nelle diverse fasi;
  • Avviare iniziative focalizzate su un obiettivo specifico e misurabile;
  • Inviare una newsletter mensile con i progressi e i successi della piattaforma;
  • Creare aree per discussioni non lavorative dove è possibile conversare su temi culturali e liberi per favorire l’engagement tra le persone e sfruttare le dinamiche del social network;
  • Utilizzare i feedback per migliorare, essere disponibili a risolvere i problemi e premiare le idee;
  • Creare gruppi specifici per discutere di successi, fallimenti, criticità in chiave di crescita, dove cercare soluzioni condivise per far sentire le persone partecipi nel migliorare la vita lavorativa;
  • Incoraggiare la condivisione, il contributo personale, i talenti;
  • Favorire la partecipazione delle figure chiave dirigenziali che con la loro presenza possono divulgare la filosofia aziendale e ispirare ai valori ma anche rendersi disponibili a dialogare con tutta l’azienda;
  • Misurare i risultati e modificare la strategia se necessario.

 

Richiedi una demo Office 365

 

Scopri il nuovo modello di lavoro basato sull’adozione di tecnologie moderne. Grazie ai servizi online di Office 365 i team possono condividere e modificare documenti, pianificare riunioni e collaborare in tempo reale.

Scopri Microsoft 365

 

Valeria Candiani

Marketing Specialist

/da

Ottimizzare la user experience della forza vendita per migliorare il rapporto con i clienti finali

,
Portale Agenti Vendita: ottimizzare la user experience della forza vendita

Fruibilità dei dati per un’esperienza cliente migliore

Portale Agenti di vendita

Diverso tempo fa sono stata coinvolta nella progettazione di un portale dedicato agli agenti di vendita. Il mio coinvolgimento è stato da subito molto pervasivo e di questo ne sono stata felice: il cliente aveva chiaro quanto fosse importante l’aspetto della user experience nella riuscita del progetto.
Un raro caso in cui non ci fosse nessuno da convincere.

Lo scopo del Portale è quello di permettere agli agenti di vendita, non fidelizzati perché plurimandatari, di usufruire di schermate e cruscotti che gli permettano da subito di capire la propria situazione nei confronti della azienda committente (ad esempio raggiungimento del budget, delle provvigioni) ma non solo: avere chiara la situazione nei confronti del singolo cliente seguito, capire gli insoluti, le richieste pending, il tracking dell’ordine e quant’altro.

Anche l’aggiornamento informativo è molto importante: comunicare agli agenti le uscite di nuovi prodotti, e la dismissione di altri, le promozioni attive, i comunicati stampa permette migliori performance nella vendita.

La visualizzazione del dato

La soluzione ovviamente ha richiesto molte giornate di analisi tecnica e sviluppo per reperire i dati dal gestionale aziendale; ne ha richieste altrettante di user experience perché nel mare magnum delle informazioni, il colpo d’occhio e la facilità di fruizione è quanto il cliente ricercava.

I dati fruiti in realtà esistevano già, gli agenti avevano modo di accedervi, ma la difficoltà di reperimento e lettura inibivano il processo di lettura.

Abbiamo quindi disegnato diagrammi a torta, istogrammi, e tutto quello che potesse rappresentare al meglio graficamente un dato, cercando di ridurre al minimo la complessità.

Inoltre, essendo l’agente di vendita sempre in movimento, tutti i dati sono fruibili da mobile, in maniera rapida e sicura.

Un virtuosismo perpetuo: il potenziamento delle performance

Un progetto di questo tipo, se ben sviluppato e funzionante, ha il vantaggio di portare a diversi tipi di risultati per il committente:

  • Migliorare il rapporto con l’agente, renderlo più partecipe e coinvolto nel brand che rappresenta nonostante il rapporto non sia esclusivo.
    Avere sott’occhio costantemente i dati di budget, fatturato e provvigioni ha una azione “motivante” nei confronti dell’agente;
  • Essere costantemente aggiornati sui prodotti in uscita, le iniziative, il materiale disponibile permette di migliorare le performance di vendita;
  • Migliorare la conoscenza della situazione dell’agente nei confronti del singolo cliente: questo permette di gestire al meglio il rapporto e le situazioni complicate;

Il progetto è stato sviluppato su tecnologia SharePoint online, i componenti standard sono stati usati per la redazione dei contenuti testuali: per la parte di front-end tutto è stato personalizzato.
Pensiamo ad un progetto di questo tipo come ad un investimento commerciale: non ci sarà da stupirsi vedendone i risultati.

Federica Bottino

Modern Workplace Consultant

 

/da