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Comunicazione aziendale efficace: gli strumenti migliori

Quali sono gli strumenti e gli approcci più indicati per rendere la comunicazione interna efficace e pervasiva?

Saperli scegliere e implementare è una delle sfide più complesse per le imprese di oggi, i cui perimetri si espandono e si frammentano man mano che le organizzazioni seguono le onde dello smart working, dell’internazionalizzazione e dell’open innovation.

I vecchi modelli top-down non sono più in grado di aiutare Marketing e Risorse umane a coordinare lo sforzo dei vari dipartimenti e distaccamenti aziendali verso gli obiettivi comuni.

Il digitale aiuta, senz’altro, ma se non si sviluppano piattaforme e soluzioni basate sulle reali esigenze della forza lavoro, sul modo in cui ciascuno accede effettivamente alle fonti informative, anche le applicazioni più avanzate e usabili risultano del tutto inefficaci: dipendenti e collaboratori non le adotteranno e i flussi di comunicazione saranno ancora più dispersivi e inefficienti. Ecco cinque strumenti (digitali ma non solo, come vedremo) che, opportunamente implementati con processi di scambio bidirezionali, possono fare davvero la differenza nel coinvolgere, informare e motivare la popolazione aziendale.

Intranet, basilare per rendere la comunicazione pervasiva

Collettore e punto d’accesso alle iniziative di comunicazione quotidiane e ordinarie, è la Intranet. È grazie a questo strumento, che con la diffusione dello smart working sta trovando nuovo slancio, che uffici HR e dipartimenti Marketing hanno la possibilità di costruire palinsesti con contenuti in evidenza e funzionalità personalizzabili. La Intranet è prima di tutto la mappa – aggiornata in tempo reale – dell’organizzazione, in uno scenario in cui perimetri e confini aziendali sono sempre più labili. Ma è anche uno straordinario supporto ai progetti di formazione e ridefinizione delle competenze, oltre che uno spazio comune per raccogliere feedback e suggerimenti provenienti da chi è giorno dopo giorno a contatto con problemi e potenziali criticità per la buona riuscita del business.

Snellire e semplificare la burocrazia con i Totem interattivi

L’Intranet può risultare meno efficace per quanto riguarda l’accesso alle informazioni di natura burocratica o per ricevere assistenza personalizzata rispetto a permessi e ferie. In questo senso funziona molto meglio lo sportello virtuale, che può essere reso disponibile su totem interattivi dislocati in punti strategici all’interno delle aree comuni in azienda. Se dotato di una buona interfaccia utente, il totem non solo è in grado di facilitare la consultazione di documenti e procedure, ma può anche trasformarsi in un punto di contatto video, con l’accesso diretto alla postazione di un addetto alle Risorse umane, in grado di gestire qualsiasi pratica anche da remoto.

La riunione può avvenire ovunque, grazie ai sistemi di Telepresenza

E a proposito di lavoro da remoto, è ormai imprescindibile dotarsi di sale e postazioni adatte alla collaboration e alla Telepresenza. Da una parte, farlo significa incoraggiare la mobilità e l’autonomia dei collaboratori nel seguire i clienti durante lo sviluppo dei progetti, dall’altra permette all’azienda di contenere i costi sia delle trasferte sia delle utenze energetiche. Ma, più di tutto, i sistemi di Telepresenza rendono più interattiva e vivida qualsiasi comunicazione, aumentandone enormemente efficacia e portata.

Con la Mobile App l’ufficio è sempre a portata di mano

Diciamoci la verità: quante volte al giorno, anche in ufficio e in riunione, controlliamo lo smartphone per vedere se c’è qualche nuova notifica? Dunque far sì che le notizie, i contenuti e i messaggi più importanti raggiungano i collaboratori direttamente sul loro telefono è il modo migliore per essere sicuri che vengano notati e letti. Senza contare che un’applicazione aziendale fatta con tutti i crismi può racchiudere in uno strumento solo molte delle funzionalità fin qui descritte.

Lo strumento più importante di tutti? L’essere umano

Qualcuno storcerà il naso a leggere la parola “strumento” associata alle persone in carne e ossa. Ma in comunicazione funziona così: se si vuole che un messaggio filtri e pervada una comunità è necessario fare prima di tutto leva sulla componente umana. Quindi scegliere ambasciatori e leader capaci di catalizzare l’attenzione, generare fiducia e veicolare i flussi informativi è, nel definire una strategia di comunicazione interna, altrettanto essenziale che implementare strumenti digitali usabili e avanzati.

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Collaboration Smart Working

Dall’intuitività del social business all’Intranet, che delimita i nuovi impalpabili confini dell’organizzazione, passando per gli assistenti virtuali e le suite di produttività responsive: ecco come mantenere intatti i flussi di lavoro nell’era dell’anywhere office.

Se lo smart working fosse semplicemente telelavoro, per attuarlo in maniera sistematica, alle aziende basterebbe offrire a ciascun dipendente un laptop e una connessione Internet. Smart working, però, non è, come spesso viene banalizzato, sinonimo di svolgimento delle mansioni da casa. È flessibilità, ottimizzazione delle performance, valorizzazione del work-life balance, oltre che espressione dell’efficienza di un’organizzazione che si sente a proprio agio nell’era della dematerializzazione e della digital transformation. È una dimensione spaziale e temporale che, se ben sviluppata, permette all’impresa e ai collaboratori di minimizzare i costi e massimizzare i risultati, liberando risorse e stimolando iniziativa, coinvolgimento e senso di responsabilità rispetto alle azioni intraprese. Tutto questo, però, è possibile solo nel momento in cui vengono messi a disposizione della popolazione aziendale gli strumenti adatti. Ogni organizzazione naturalmente ha il proprio concetto di collaboration e – soprattutto – specifiche peculiarità, in base alle quali l’ufficio HR è chiamato a indirizzare la strategia di implementazione dei piani di smart working e la scelta del partner tecnologico che fornirà e integrerà le soluzioni più adatte allo scopo. Ma sono fondamentalmente cinque gli strumenti indispensabili per garantire che i flussi di lavoro non conoscano alcun intoppo, a prescindere da dove siano dislocate le professionalità che devono operare su progetti comuni.

L’Intranet, nuova mappa di una struttura senza confini

Per far sì che un’organizzazione rimanga coesa nel perseguimento degli obiettivi anche nel momento in cui i suoi elementi non sono più vincolati a operare nello stesso luogo, bisogna poterla definire pure in assenza di confini fisici predeterminati. È l’Intranet che funge da punto di raccordo per tutte le attività, le risorse e le professionalità dell’azienda, svolgendo una doppia funzione: da una parte consente a notizie, aggiornamenti e aggiornamenti sulle policy di fluire dal top management e dai centri nevralgici dell’impresa verso ciascun collaboratore. Dall’altra permette ai collaboratori di accedere senza limiti di tempo e di spazio a tutte le informazioni e i servizi di cui possono aver bisogno per lo svolgimento delle proprie mansioni.

Un modo più rapido e intuitivo di comunicare: largo al social business

Così come le piattaforme di instant messaging e i social network ci aiutano a rimanere in contatto costante con amici e conoscenti, allo stesso modo, e per le stesse ragioni, le soluzioni di social business sono una premessa indispensabile per avviare un piano di smart working davvero compiuto. Come suggerisce il nome, infatti, i social business integrano l’intuitività tipica delle app del mondo consumer con funzioni di produttività e standard di sicurezza a misura di enterprise. Una user experience imparagonabile con le modalità di comunicazione offerte per esempio dalla mail tradizionale.

Si può dare il meglio su qualsiasi device sfruttando suite di produttività responsive

L’approccio multi-device che contraddistingue il cosiddetto “anywhere office” presuppone la possibilità di creare, modificare e condividere documenti su qualsiasi dispositivo. Sincronizzazione, chiarezza e usabilità devono quindi essere le parole d’ordine delle suite di produttività da scegliere per supportare le iniziative di smart working. L’approccio responsive è molto più di un adattamento del layout alle dimensioni dello schermo: presuppone l’adozione di soluzioni intelligenti che apprendano le abitudini e le preferenze degli utenti per offrire loro, quando e dove servono maggiormente, le funzionalità più utili ad affrontare determinati task.

Non perdere mai il filo facendo affidamento sugli assistenti virtuali

La fruizione da remoto di soluzioni innovative, che richiedono frequenti aggiornamenti, è potenzialmente causa di utilizzi scorretti. Senza contare che, non lavorando sempre in sede, l’introduzione di nuove procedure può generare fraintendimenti o richieste di assistenza. Meglio istituire uno sportello on line in grado di rispondere 24 ore su 24, sette giorni su sette a qualsiasi domanda relativa a strumenti e policy aziendali. I collaboratori possono interagire con un assistente virtuale – un chatbot alimentato da intelligenza artificiale – semplicemente utilizzando il linguaggio naturale per porre quesiti, risolvere dubbi, accedere ad approfondimenti e tutorial.

Tutta l’azienda a portata di mano. Grazie alla mobile app

Si può disporre di un parco soluzioni completo e all’avanguardia, ma se queste non vengono adottate e adoperate da una larga fetta della popolazione aziendale, tutte le loro potenzialità rimarranno inespresse. Fondamentale è quindi integrare le soluzioni di collaboration fin qui citate; ed è fondamentale anche rendere l’accesso ai loro strumenti il più intuitivo e pratico possibile. Meglio ancora sarebbe se si riuscisse a farli convergere sulla mobile app aziendale: significherebbe fornire alle risorse umane un ingresso univoco alle piattaforme tramite lo smartphone, con user experience semplificate, omogenee e condivise. In una parola, senza esagerare, ciascun individuo avrebbe l’intera azienda a portata di mano, sempre e dovunque.

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Connect 365 | Enterprise Portal

Il moderno Enterprise Portal e la sfida della collaborazione

Per semplicità la si chiama azienda, impresa, squadra, organizzazione. Ma la verità è che ogni business è estremamente complesso perché è fatto di persone, e sono le persone che comunicano, concordano obiettivi, agiscono e reagiscono, decretandone il successo e l’insuccesso. Ogni persona naturalmente ha motivazioni e approcci differenti al lavoro, ed è compito di un bravo manager riuscire ad amalgamare, divisione per divisione, le diverse nature e valorizzare ciascun talento in team equilibrati. Nella migliore delle ipotesi, si darà vita a un organismo composto da tante membra, ognuna con una sua specifica funzione e con l’obiettivo di coordinarsi per massimizzare il risultato. Oggi più che mai, però, indirizzare lo sforzo e far sì che le membra si muovano il più possibile all’unisono è compito del direttore HR.

Il ruolo della comunicazione tra smart working e gig economy

Nell’era digitale, infatti, la comunicazione interna è molto più di un semplice inoltro di circolari, notizie, aggiornamenti. È la chiave per stabilire un orizzonte comune rispetto dei ruoli che ciascuna risorsa è chiamata a ricoprire ed è indispensabile per coinvolgere la forza lavoro rispetto agli obiettivi e sondarne l’adesione, il morale. In un mondo in cui smart working e gig economy rompono ogni giorno di più le regole dell’organigramma tradizionale, l’ottica non può essere più semplicemente quella del lavoratore che deve adattarsi all’azienda. È, casomai, vero il contrario: nei limiti del possibile, anche per attrarre i talenti migliori, le teste più creative e le volontà più tenaci, è l’impresa che deve imparare ad adattare i propri spazi, i propri strumenti e la propria cultura alle reali esigenze dei collaboratori. Trovare un punto di equilibrio tra business e benessere della popolazione aziendale, ovunque essa sia dislocata, è assolutamente fondamentale, in quanto il primo dipende dal secondo.

Network e flussi bidirezionali: coinvolgimento più efficace e burocrazia più snella

Perché allora non provare a immaginare l’azienda come una community, una rete sociale all’interno del quale i flussi di comunicazione sono bidirezionali e interattivi, con precisi punti di snodo – tipicamente i leader di ciascun team – che accolgono, moderano e indirizzano gli input che arrivano dalla dirigenza e le necessità che emergono nei vari strati dell’organizzazione. Non più seguendo un approccio gerarchico nel delineare gli ordini del giorno, ma lasciando che sia la community stessa a valorizzare gli hot topic in merito all’andamento del business e alla qualità della vita in azienda. Qualità della vita che può migliorare sensibilmente, proprio grazie ai meccanismi del social network e all’introduzione di procedure semplificate per inoltrare richieste all’ufficio Risorse umane. Basta integrare il modulo giusto sulla Intranet e sulla Mobile app aziendale per consentire a tutti i lavoratori di accedere in modo rapido, intuitivo e sicuro, da qualsiasi touch point, alle policy dell’organizzazione. Con la facoltà, inoltre, di ricevere eventuale assistenza anche da colleghi familiari con la procedura in questione. A tutto vantaggio della coesione dell’organismo-azienda e – elemento non trascurabile – della qualità del lavoro degli addetti all’help desk, che possono dedicarsi ad attività di maggior rilievo strategico.

La comunicazione interna secondo Var Group: Connect 365 | Enterprise Portal

Tutto questo oggi è molto più che immaginazione, grazie a soluzioni come Connect 365 | Enterprise Portal di Var Group. Una piattaforma modulare che integra canali di comunicazione, suite per la produttività e strumenti di social network per aiutare i responsabili HR a orchestrare i flussi informativi all’interno dell’azienda. Un prodotto evoluto, pensato per soddisfare le esigenze delle organizzazioni che devono confrontarsi con i temi del lavoro agile e dell’internazionalizzazione, e che vogliono semplificare la collaboration rendendola sempre più efficace e pervasiva. Connect 365 | Enterprise Portal fa leva sulla potenza e sull’affidabilità dei software Microsoft (da Office 365 a Yammer), coniugando la sicurezza di soluzioni standard con la capacità di Var Group di personalizzarne le funzionalità, cucendole sulle esigenze del business e del team. Solo così, infatti, può sprigionarsi vero valore.

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CEO – Amministratore Delegato