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Microsoft Viva Engage: al massimo della condivisione

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Viva Engage

Dalla fine di agosto è arrivata Viva Engage, la nuova funzionalità che sostituisce l’app Community di Yammer per Microsoft Teams

Viva Engage è una nuova esperienza, per i dipendenti, che collega le persone all’interno dell’azienda, ovunque e ogni volta che lavorano, in modo che tutti siano coinvolti.
L’app Viva Engage in Teams permette alle organizzazioni di creare community, stimolare l’interazione con la leadership, sfruttare le conoscenze e creare reti personali.
Viva Engage riunisce le persone in tutta l’organizzazione per entrare in contatto con leader, colleghi e comunità, condividere lavoro ed esperienze.

Da Yammer Communities a Viva Engage

Viva Engage è un’evoluzione dell’app Yammer Communities che offre nuove funzionalità per aiutare le persone a rafforzare le proprie relazioni di lavoro, trovare e condividere le conoscenze e sentirsi incluse all’interno di Microsoft Teams. Per gli utenti che già utilizzano l’app Yammer , questo cambiamento avverrà automaticamente e introdurrà nuove funzionalità progettate per connettere le persone, amplificare la loro voce e prospettiva e rinnovare il proprio senso di appartenenza.

Sarà disponibile come app Microsoft Teams. Ciò significa che è possibile usare Viva Engage tramite Microsoft Teams da un Web browser desktop, in Windows, Mac, iOS o dispositivo Android.
Rispetto a Yammer, in Viva Engage sono presenti quasi tutte le caratteristiche, esistono limitazioni minime:

• in iOS, gli eventi live e altri video ospitati in Microsoft Stream non vengono riprodotti
• le impostazioni disponibili solo nel nuovo Yammer non sono disponibili

La Home di Viva Engage è personalizzata e mostra un feed di conversazioni e attività in base alle proprie comunità, al comportamento e agli interessi : si evolve nel tempo per aumentare la pertinenza e favorire il coinvolgimento.

Viva Engage

Viva Engage: storyline e stories

Viva Engage offre anche nuove funzionalità, Storylines e Stories, che consentono ai dipendenti di connettersi con i colleghi condividendo pensieri, conoscenze ed esperienze attraverso conversazioni e video. Nella scheda Storyline, il feed mostra i post dei colleghi e i post popolari di tutta la rete e il feed Follow ti consente di aggiornarti sugli aggiornamenti delle persone che segui. Storylines è disponibile in anteprima pubblica da settembre mentre le stories si apriranno per l’anteprima pubblica nei prossimi mesi.

La nuova app Viva Engage, è disponibile per chiunque abbia una licenza Yammer, che è attiva per impostazione predefinita per tutti i clienti commerciali di Microsoft 365.

Le differenze tra Viva Connections e Viva Engage

Ma che differenza c’è invece tra Viva Connections e Viva Engage?
In realtà si tratta di due contesti diversi:

  • Viva Connections è il gateway per l’esperienza dei dipendenti. Connections offre alle organizzazioni un’app aziendale per consentire ai dipendenti di trovare tutto il necessario per svolgere il proprio lavoro e rimanere connessi. Viva Connections è un luogo virtuale in cui le persone possono iniziare la giornata e raggiungere le risorse dell’organizzazione.
  • Viva Engage invece riguarda l’aspetto social di Microsoft Viva e Microsoft 365. L’app è un luogo in cui connettersi e interagire con leader, colleghi e community, per porre domande e condividere conoscenze, per un coinvolgimento più profondo, per eventi virtuali e argomenti extra lavoro.

Viva Engage e Viva Connections collaborano per creare contenuti pertinenti e consentire ai dipendenti di contribuire, collaborare, lavorare e condividere.

 

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Federica Bottino

Modern Workplace Consultant

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Gli strumenti di lavoro

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Strumenti di lavoro

Digital Workplace: scegliere i giusti strumenti di lavoro per evitare che l’abbondanza sia un problema

Oggi sentiamo spesso parlare di Digital Workplace, ovvero gli ecosistemi virtuali dove tecnologia e persone si “incontrano” per svolgere la propria attività lavorativa.

Gli strumenti per l’ambiente di lavoro digitale non sono costituiti da unità singole, ma spaziano tra portali, piattaforme di chat, strumenti  di collaborazione e condivisione della documentazione, applicazioni business specifiche del dominio, posta elettronica, monitoraggio del lavoro e gestione delle attività. Pensiamo a strumenti come Teams di Microsoft che permettono una serie di attività di collaborazione infinite.

E’ molto importante quindi per le aziende scegliere gli strumenti giusti, nel numero più limitato possibile e ad impatto altamente costruttivo.

Il NNGroup ha svolto una serie di interviste in 15 aziende differenti in merito al comportamento dei dipendenti verso gli strumenti di lavoro. Quello che emerge è interessante e potenzialmente corrisponde al vissuto di ognuno di noi nella propria carriera lavorativa:

  • un eccesso di strumenti digitali pone un carico cognitivo sui dipendenti, poiché le persone impiegano tempo per fermarsi e pensare a dove trovare ogni tool. In molti casi, i dipendenti si affidano alla Intranet come punto di lancio, ma non tutti sono necessariamente collegati ai portali;
  • ricordare nome utente e password per molti strumenti diversi è macchinoso e può comportare rischi per la sicurezza. Questo è un aspetto piuttosto pesante che viene vissuto da chi ha da gestire troppi account che spesso bloccano l’operatività in caso di smarrimento;
  • avere troppi strumenti porta ad una diminuzione della produttività e induce stress. Inoltre il sovraccarico degli strumenti riporta gli utenti a metodi meno efficienti e analogici per gestire il proprio lavoro;
  • disparità di accessi: tutte le parti coinvolte dovrebbero avere accessi adeguati: alcuni utenti si ritrovano a dover fare estrazioni di informazioni da strumenti di collaborazione per poi doverli riformattare per renderli disponibili a colleghi diversi, inutile evidenziare l’assurdità della cosa.

Vedendo quindi lo stato di frustrazione nel quale versano molti di noi, si rendono necessarie una serie di attenzioni per scegliere ed impostare gli strumenti giusti. Oltre alle problematiche tecnologiche, vanno fatti ragionamenti che mirano a mitigare i problemi sopra rilevati.

Ecco  una serie di consigli condivisi dallo stesso studio Nielsen:

  • prima di scegliere qualunque strumento fai una ricerca interna accurata: bisogna pesarne la reale necessità e verificare che internamente non ci siano strumenti simili dei quali si vuole dismettere l’uso;
  • rendi gli strumenti fruibili da tutti se sono generalisti e che siano nominati in modo chiaro e riconoscibile;
  • comunica come funzionano tutti i tools, come sono organizzati e forma adeguatamente le persone che devono utilizzarli. Si possono erogare pillole formative come quelle che noi proponiamo sugli strumenti di Office 365;
  • aggiungi un gestore di password ufficiale al tuo set di strumenti digitali per mantenere protetti i dati dei dipendenti e dell’azienda. Quando si tratta di strumenti digitali sul posto di lavoro quindi less is more: questi strumenti hanno un impatto sulla customer experience e bisogna ridurre al minimo le perdite di tempo. Se un nuovo tool può consentire ai dipendenti di velocizzare una attività ma magari si fa più fatica ad accedervi, probabilmente non ha senso introdurlo.

La curva cognitiva non deve essere stressata troppo ed anche questo è un elemento di riflessione. Imparare sempre l’uso di strumenti nuovi non è banale nonostante oggi gli studi sulla usabilità ci garantisco tool sempre più semplici da usare.

Inoltre i nuovi strumenti vanno giustificati, compresi e digeriti dagli utenti, non possiamo aspettarci una adozione entusiastica e spontanea per ogni cosa e con troppa frequenza.

La fase di engagement ed adoption rimane cruciale in un processo di questo tipo, sia nel caso di sostituzione di uno strumento, sia in quella di introduzione di uno nuovo che assolve a processi non gestiti in maniera informatizzata. Ma questo non ci assolve da fare scelte mirate e minimali.

Attenzione all’entusiasmo “tecnologico”: l’utente è sempre al primo posto, non è felice di cambiare sempre, (almeno non tutti), non è contento di abbandonare qualcosa che magari prima conosceva bene, spesso non conosce le ragioni che spingono ad un cambiamento e spera di essere agevolato nella sua quotidianità invece che ostacolato. Non sarà certo contento di dover accedere a 15 strumenti diversi per la propria operatività quotidiana, figuriamoci se poi dovesse inserire 15 password. Magari sono state scelte le 15 applicazioni migliori, ma il percepito a questo punto è un altro.

Se ad esempio per un Digital Workplace viene usato come portale di riferimento Microsoft SharePoint, sarà chiaramente più facile introdurre strumenti che non necessitano di molteplici login o di logiche di usabilità differenti visto che tutti sono stati progettati in maniera analoga.

Spesso si imputano le motivazioni più svariate al non utilizzo di un applicativo, ma quasi mai nella mia esperienza ho sentito qualcuno giustificare la mancata adozione di uno strumento a causa della sovra abbondanza.

Sicuramente è un aspetto che non va trascurato ed è al pari ad avere un tool usabile: l’implementazione di Digital Workplace magari con applicativi non interamente integrati alla piattaforma Microsoft 365 fa risaltare ancora di più questo concetto e l’utente a volte si trova davanti schermate scoraggianti piene di accessi ad applicativi di ogni genere.

Purtroppo non siamo bambini davanti ad una vetrina di dolci, ma persone sempre in urgenza con un lavoro da compiere nel più breve tempo possibile.

Per evitare che si creino i problemi sopra evidenziati, ricordiamoci sempre che una corretta progettazione è alla base di tutto: gli strumenti da utilizzare nel Digital Workplace possono essere analizzati grazie ad una buona consulenza sugli obiettivi di progetto e per noi questo è un assunto fondamentale del nostro lavoro.

Può sembrare che le persone interne alle aziende siano le più adatte a fare una analisi di questo tipo ma non c’è nulla di più sbagliato perché queste stesse persone non possono valutare con oggettività il superfluo, ci sono troppe dinamiche interne che offuscano la visione.

Come prima citato, anche il percorso di Change Management e Adoption risulta funzionale sull’analisi ed il processo di adozione degli strumenti.
L’ assessment, l’analisi dei requisiti e la definizione della roadmap di adozione in ottica strumenti Microsoft 365, traguardano anche l’obiettivo di ridurre al minimo gli strumenti di lavoro.

Quindi niente paura, i tools, se governati adeguatamente, sono sempre i nostri alleati nella operatività.

 

Fonti e approfondimenti:

https://www.nngroup.com/articles/digital-workplace-tools/

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Federica Bottino

Modern Workplace Consultant

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Microsoft Office365: Ospitare sulle nuvole – Scenari d’uso

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Condividere documenti e collaborare con ospiti Office365

Condividere documenti e collaborare con gli ospiti su Office 365

Nel lavoro moderno e mai come in questo periodo in cui è stato attivato lo smart working, a causa dell’emergenza sanitaria COVID-19, abbiamo necessità per esigenze di progetto o individuali, di condividere un’area di materiale digitale/documenti dove poter collaborare in sicurezza con persone esterne alla nostra organizzazione siano esse clienti, partner, fornitori o consulenti.

La piattaforma Office 365 ci viene in aiuto con diverse modalità e strumenti di lavoro di Repository & Collaboration e ci dà l’opportunità di lavorare in modo più strutturato, da preferire rispetto alla pletora di comunicazioni e-mail destrutturate.

In questo articolo parleremo di quello che su Office 365 è definito come “Guest Access”(Accesso Ospite) che è la modalità più semplice, a livello individuale, di gestione degli accessi. Permette agli utenti di un’organizzazione che ha adottato Office 365, di invitare ospiti esterni ai fini di condivisione.

Nota: per completezza di esposizione, nonostante non sia l’argomento di quest’articolo, aggiungo che Office 365 prevede anche l’opzione “External Sharing” usata a livello aziendale , si tratta di una modalità con configurazioni più complesse che mettono in relazione Dominio/Tenant Office 365 aziendali.

Questa modalità è indicata per rapporti tra aziende di carattere più permanente quale ad esempio aziende partner, aziende facenti parte di un gruppo societario, B2B consolidato.

Da notare che per Teams la modalità “Guest” (ospite) da accesso a più risorse rispetto External User/External Sharing.

“Guest Access” è incluso in Microsoft 365 Business Standard, Office 365 Enterprise e Office 365 Education. Non servono licenze aggiuntive. Tuttavia gli utenti Guest relativi al licensing di Azure AD permette un rapporto di 5 guests per ogni utente con licenza, vedi Azure AD B2B collaboration licensing (per maggiori dettagli vedi la documentazione Microsoft: Azure Active Directory B2B collaboration licensing guidance)

Guest Access (Accesso Ospite) – Scenari d’uso

Ecco gli scenari d’uso e gli strumenti più comuni di condivisione con utenti ospiti esterni all’organizzazione:

  • Teams: come repository e collaboration (per condivisione/progetti con molti interlocutori)
  • SharePoint: come repository (per condivisione/progetti con molti interlocutori)
  • OneDrive: repository individuale all’interno della propria area personale (indicato per scambio di documentazione con pochi interlocutori)

Annotazioni e riferimenti per gli Amministratori del Tenant Microsoft 365:
Quanto descritto è reso possibile tramite la messa a punto delle impostazioni da “M365 Admin Center”: Organization Settings > Security & Privacy > Sharing > “Let users add new Guest to the Organization=ON”

Teams: repository & collaboration

Questa è l’opzione più completa in quanto si invita l’utente ospite a far parte di un team della propria organizzazione, con la relativa visibilità ai vari Canali di Team e rispettivi dati e funzionalità.
L’opzione è suggerita per attività di progetto che richiedono l’utilizzo di un repository strutturato di documentazione e la collaborazione (Post, Wiki, Chat, planner etc.) tra un gruppo numeroso di utenti aziendali e ospiti (appartenenti a una o più aziende esterne).

Gli ospiti possono essere:

  • utente Microsoft Office 365 di un’altra azienda/Dominio
  • utente Microsoft Account (free)
  • si può invitare anche un ospite che non sia utente Microsoft, ma quest’ultimo sarà invitato a registrarsi come Microsoft Account.

Se il proprietario del team ha l’esigenza, all’interno dello stesso team, di avere un’area con documentazione riservata ai soli utenti dell’organizzazione (tutti o parte di essi) può creare uno (o più) canali privati dedicato allo scopo.

Office365 - Condividere e invitare ospiti

Come invitare un ospite su Teams

L’ utente (proprietario di Team) tramite la funzione “Aggiungi Membro” effettua l’invito all’ospite.

All’ospite arriva una mail con il link ad accedere al Team condiviso e Microsoft 365 gli chiederà quindi, la prima volta, di verificare le autorizzazioni (finestra “Verifica le Autorizzazioni”) , quindi si collegherà al Team al quale è stato invitato (scollegandosi dal proprio Teams aziendale).

Dopo il primo accesso gli utenti Ospiti, dovranno scollegarsi dal proprio Teams aziendale e accedere a quello al quale sono stati invitati (da tendina di selezione dell’organizzazione in alto a destra), solo così potranno vedere e comunicare con i membri del Team che li ospita.

Annotazioni e riferimenti per gli Amministratori del Tenant Microsoft 365:
Quanto descritto è reso possibile tramite la messa a punto delle impostazioni da “Teams Admin Center”: Org-wide settings > Guest Access > “Allow guest access in Teams = ON”.
(per maggiori dettagli vedi la documentazione Microsoft: Communicate with users from other organizations in Microsoft Teams, vedi nello specifico “start with the Guest access checklist”).

Il Team administrator ha il pieno controllo delle funzionalità che gli utenti ospiti possono usare.
Gli utenti Ospiti vengono inseriti nell’ Azure Active Directory dell’organizzazione e sono individuabili dall’apposito Filtro “Utenti esterni:Sì”

SharePoint: repository di documenti

SharePoint è indicato come per Teams per un gruppo numeroso di utenti aziendali e ospiti appartenenti a una o più aziende esterne.

Rappresenta l’opzione indicata se si desidera invitare gli ospiti a condividere un repository documentale e informativo che prevede molte opzioni per la realizzazione di un’architettura informativa articolata, più di Teams (vedi: tante Librerie ospitate in siti e sotto siti, liste di dati, pagine web di comunicazione e non con Webpart, Wiki, etc) per contro non prevede le funzionalità di collaborazione immediate e complete che Teams prevede.

Quindi SharePoint può essere lo strumento indicato se si hanno dei motivi per evitare l’uso di Teams ma coinvolgere ospiti a far parte di un gruppo, motivi che possono essere policy aziendali o riserve dovute a evitare la moltitudine di comunicazioni chat-call e altre distrazioni derivanti dall’esterno.

Gli ospiti possono essere:

  • utente Microsoft Office 365 di un’altra azienda/Dominio
  • utente Microsoft Account (free)
  • si può invitare anche un ospite che non sia utente Microsoft, ma quest’ultimo sarà invitato a registrarsi come Microsoft Account.

Come invitare un ospite su SharePoint

L’ utente (proprietario di Site) dopo aver creato una Libreria che desidera condividere, deve impostare la sicurezza tramite le “Impostazioni” (Settings) della Libreria per evitare che gli ospiti possano accedere al resto degli oggetti (Siti, Librerie, Liste etc.) del sito padre.

La procedura vale lo stesso anche per un website intero nel caso di necessità di strutture informative più articolate: siti e sotto siti con librerie e liste etc.)

Quindi si sceglie la voce “Autorizzazioni per l’elenco di tipo raccolta documenti” (Permession For this Library).


Si interrompe l’ereditarietà: “Interrompi Ereditarietà Autorizzazioni” (Stop Inheriting Permissions) che porta la libreria ad avere permessi univoci.


A questo punto si invita l’ospite con “Concedi Autorizzazioni” (Grant Permissions).

 

 

Questo ultimo passaggio invierà la mail di invito all’ospite

Per una migliore organizzazione si potrebbe creare un Gruppo SharePoint di ospiti (ad esempio “Gruppo Ospiti”) e Concedere l’autorizzazione a quest’ultimo.

Come collegare SharePoint a Teams

L’owner aziendale che ha scelto lo strumento SharePoint per gli ospiti del proprio progetto può collegare la libreria SharePoint condivisa a Teams o meglio al team interno di progetto per facilitare gli utenti interni che usano prevalentemente Teams a gestire la libreria condivisa.

  • Passaggio.1: Aggiungere al Canale una scheda > Raccolta Documenti
  • Passaggio.2: scegliere quindi la libreria condivisa “Libreria_Condivisa”
  • Risultato: vedi Scheda “Libreria Condivisa” (con funzionalità simili alla scheda nativa del canale “File”)

Se sei un utente esperto

Premesso che:

  • ogni Teams si appoggia a un Site SharePoint (o più propriamente a un “root” Website di una Site Collection SharePoint)
  • ogni Repository di File (vedi scheda “File” di Teams) è rappresentato da una cartella della libreria di default “Sharerd Documents” del “root” Website

puoi decidere di usare lo stesso WebSite usato da Teams come contenitore per la creazione della Libreria da condividere con gli ospiti.
Come aprire il sito SharePoint che ospita Teams: Scheda “File” > “Apri in SharePoint”

Annotazioni e riferimenti per gli Amministratori del Tenant Microsoft 365:
Quanto descritto è reso possibile tramite la messa a punto delle impostazioni da “SharePoint Admin Center”: Policies > Sharing > External Sharing

OneDrive: repository di documenti della propria area personale

Questa è l’opzione “più individuale” di tutte, suggerita per l’utilizzo di un Repository e per scambio di documentazione tra pochi individui, tipicamente per attività individuali, di consulenza o propedeutiche a un Progetto (nel caso si consolida ed aumentano gli interlocutori si passerà a Teams o a SharePoint)

Gli ospiti OneDrive possono essere:

  • utente Microsoft Office 365 di un’altra azienda/Dominio
  • utente Microsoft Account (free)
  • utente non Microsoft, ad esempio utente Google/Gmail

Come invitare un ospite su OneDrive

L’ utente (owner) all’interno della sua Area di One Drive crea un Folder e invita l’ospite.

Tramite la voce “Condividi” (menù contestuale) > Utenti Specifici oppure tramite l’icona “Aggiungi Persona” dal menù “Dettagli” dell’elemento selezionato.

Le opzioni sopra indicate sono “per Utenti Specifici” e permettono che solo le persone specificate possono accedere al file o alla cartella.

Vi sono anche altre opzioni che possono essere usate: il link (meno sicura) o di invito ai soli membri dell’organizzazione (policy più stringente). Per maggiori dettagli vedi la documentazione Microsoft: Condividere file e cartelle di OneDrive

All’ospite arriva una mail con il link ad accedere all’area condivisa, il sistema gli chiederà quindi le sue credenziali e in seguito anche un codice personale inviato via mail (procedura di verifica dell’account che evita l’invito tramite inoltro della mail a un utente non invitato)

Annotazioni e riferimenti per gli Amministratori del Tenant Microsoft 365:
Quanto descritto è reso possibile tramite la messa a punto delle impostazioni da “OneDrive Admin Center”: Condivisione > Tipi di Collegamento predefinito (impostare secondo le proprie esigenze/Policy aziendali)

 

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Nicola Xanthopoulo

Modern Workplace Consultant

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Microsoft Dynamics 365 for Sales + Microsoft Teams: nuova possibilità di collaborazione per i team di vendita

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Microsoft Dynamics 365 or Sales

Microsoft Dynamics 365 for Sales è l’app della suite Dynamics 365 per la gestione dei processi di vendita che comprende tutte le fasi del processo commerciale, dalla lead generation alla ricezione dell’ordine, passando per la redazione e la presentazione del documento di offerta.

Microsoft Teams è una piattaforma di comunicazione e collaborazione unificata pensata per lo smart working. All’interno dell’ecosistema Office 365 (recentemente rinominato in Microsoft 365), Teams è rapidamente diventata un’applicazione strategica di collaborazione, e come tale connette molte applicazioni in un’unica interfaccia.
In questo articolo si descrive l’integrazione tra queste due app a vantaggio della collaborazione per i team di vendita.

Il processo di vendita odierno

Oggigiorno accade sempre più spesso che i team si trovino a dover collaborare con diversi dipartimenti aziendali quando lavorano su un obiettivo di vendita. La collaborazione stessa sta cambiando ogni giorno: il lavoratore tipo collabora con più persone, più spesso e in modi sempre più dinamici. La collaborazione è sempre più mobile-oriented, e gli utenti sono costantemente alla ricerca di strumenti che consentano loro una maggiore produttività.

Con riferimento alla collaborazione, sono evidenti importanti cambiamenti negli ultimi anni che hanno influenzato i lavoratori e le aziende:

  • I lavoratori prendono parte al doppio dei team collaborativi rispetto a cinque anni fa
  • Le aziende che investono in collaborazione e team-working hanno una probabilità cinque volte maggiore di essere altamente performanti.

L’integrazione tra Microsoft Dynamics 365 for Sales & Microsoft Teams offre alle aziende uno strumento per migliorare la collaborazione delle persone all’interno dei team.

Dettagli dell’integrazione

Dall’interfaccia di Dynamics 365 è possibile cliccare sul pulsante di collaborazione di Microsoft Teams per aggiungere una scheda Dynamics 365 in un canale Teams.

Dettagli integrazione

Le entità di Dynamics 365 che supportano il pulsante di collegamento sono attualmente: account, casi, contatti, fatture, articoli della knowledge base, lead, opportunità, ordini, prodotti, offerte, impegni.

Integrazione con Teams

Da questo momento gli utenti del team possono accedere ai dati di Dynamics direttamente da Teams.

Il team di vendita, in questo modo, può collaborare ad un record di opportunità. Gli utenti possono accedere a tutti i dettagli e aggiornare il record delle opportunità direttamente da Teams. I record di Dynamics 365 possono essere visualizzati da qualsiasi membro di un canale Teams, ma solo gli utenti di Dynamics 365 con autorizzazioni specifiche possono scrivere le modifiche.

Aprendo la chat è possibile consultare o partecipare alle conversazioni e iniziarne una nuova. Ciò consente a tutti i membri del canale di commentare nel contesto del record, anche se non sono utenti di Dynamics 365.

Il team può anche utilizzare le funzionalità di collaborazione e le app di Microsoft 365 presenti in Teams, come ad esempio l’archiviazione di file, la creazione di fogli Excel o di blocchi di OneNote.

Attraverso Teams è possibile anche collegare i documenti e visualizzarli in Dynamics 365, mentre il viceversa non avviene per garantire che i documenti riservati vengano caricati solo in Dynamics.

Oltre ad una singola scheda, è possibile aggiungere a Teams anche una vista di Dynamics 365 (es. Vista delle Opportunità attive) per consentire una collaborazione più ampia da parte del team.

Teams e Dynamics 365

Sales Bot

Come ciliegina sulla torta, nell’app Dynamics 365 per Microsoft Teams è presente una funzionalità bot che fornisce al team di vendita un accesso semplificato ai dati CRM come Opportunità e Account.

Dalla scheda chat, gli utenti sono in grado di cercare e mostrare i record nell’interfaccia di Teams. Ad esempio, potrebbe trattarsi di una query per “mostrare le mie opportunità attive” o cercare tra i record di Dynamics utilizzando una o più parole chiave.

Le ricerche dei record mostreranno i risultati per tipo di entità. Dal risultato selezionato vengono mostrati i record corrispondenti che consentono agli utenti di eseguire il drill-down in questi record. Dal sommario del record il bot proverà a suggerire viste contestuali. Ad esempio, ciò può includere la visualizzazione di tutte le attività sul record selezionato o di tutti i contatti associati.

Provare per credere!

 

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Giuseppe Comi

Dynamics 365 Consultant

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Come avviare una piattaforma di social network enterprise per la collaborazione in azienda

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Come avviare una piattaforma social aziendale Yammer

Yammer: l’app che aiuta la collaborazione e la condivisione di conoscenza nei team di lavoro

Yammer è l’applicazione della suite Microsoft Office 365 per la creazione di community di lavoro, dove condividere conoscenza e introdurre in azienda nuove modalità di comunicazione con le dinamiche tipiche dei social network.

Yammer ha grandi potenzialità e le aziende che lo hanno introdotto hanno migliorato significativamente la comunicazione, i rapporti interni, le dinamiche. Gli effetti positivi riscontrati sono: risoluzione delle problematiche in modo veloce grazie a una comunicazione trasversale, condivisione e crescita di idee utili alla produttività e allo sviluppo del business, emersione dei talenti, maggior soddisfazione dei dipendenti, facilità di connessione e comunicazione tra sedi fisiche lontane e team di lavoro, maggior senso di coinvolgimento e di allineamento agli obiettivi aziendali.

Introdurre un’iniziativa di social network aziendale richiede prima di tutto una strategia per favorire il cambio di paradigma, i nuovi strumenti aziendali devono essere inseriti in un piano di adozione che tenga conto della cultura e degli obiettivi dell’impresa.

Le nuove sfide su cui si dovrà lavorare sono:

  • Mettere al centro l’ascolto e la crescita del team;
  • Cambiare approccio alla comunicazione;
  • Abbracciare una cultura di condivisione della conoscenza;
  • Lavorare come una rete;
  • Avere una visione;
  • Lavorare verso obiettivi comuni;
  • Assistere il cambiamento culturale;

Il piano di adozione step by step

Gli step per l’introduzione della piattaforma:

  1. Identificare e condividere i valori aziendali;
    I valori aziendali sono fondamentali per creare una cultura condivisa nella community e un forte senso di condivisione e appartenenza.
  2. Chiarire perché si vuole introdurre Yammer:
    Quali benefici concreti ci si può aspettare?
    Quali obiettivi si vuole raggiungere?
  3. Analizzare i casi d’uso e gli scenari aziendali più significativi per l’azienda;
    Scegliere gli scenari principali in cui introdurre la piattaforma è importante per non sprecare tempo e risorse creando confusione, con una direzione chiara i risultati saranno misurabili e efficaci.
  4. Valutare l’impatto dell’iniziativa;
    Quali conseguenze ci si aspetta? 
    Come l’azienda si deve organizzare per avviare con successo?
  5. Selezionare le figure chiave che possono supportare l’iniziativa;
    Quali figure dirigenziali saranno promotori dell’iniziativa? 
    Chi nel settore IT può occuparsi degli aspetti tecnici?
  6. Definire i criteri di governance e sicurezza con tutti gli attori coinvolti;
  7. Individuare chi si occuperà dell’attività di community management;

Perché serve un community manager?

La figura del community manager è molto importante perché la piattaforma di social network abbia successo e venga sfruttata a pieno.

In particolare, il community manager ha il compito di:

  • Accogliere nuovi membri;
  • Assistere l’utilizzo degli strumenti della piattaforma;
  • Incoraggiare la conversazione, dirigerla e moderare;
  • Incoraggiare la condivisione di successi, individuare le figure chiave più attive e fare leva su di loro per rendere più partecipe la piattaforma;
  • Monitorare i gruppi, gli obiettivi e gli avanzamenti;
  • Monitorare che le linee guida di policy siano rispettate;
  • Avviare nuove iniziative di engagement e di crescita;
  • Verificare che la visione e gli obiettivi siano allineati;
  • Gestire le reazioni e le situazioni critiche;
  • Educare all’uso della piattaforma in modo adeguato;
  • Organizzare le conversazioni, fare ordine inserendo gli argomenti e portando alla luce informazioni importanti;
  • Assicurarsi che le conversazioni e le domande abbiano risposta;
  • Misurare i risultati;

Come si introduce la piattaforma?

Per iniziare si seleziona un gruppo pilota di utenti che inizieranno ad usare la piattaforma secondo lo scenario identificato nell’analisi iniziale.

I passi pratici per iniziare:

Configurare la rete a livello amministrativo e IT, inserendo tutte le informazioni per impostare correttamente la piattaforma, impostare i permessi e le caratteristiche di layout;

Costruire le linee guida e le policy inserendole in tutti i punti strategici, in modo che siano sempre visibili e consultabili con semplicità;

Preparare i materiali informativi per l’utilizzo della piattaforma, creare un gruppo di “Help” dove inserirli e in cui sarà possibile fare domande e assistere chi ha bisogno di supporto;

Decidere quali gruppi pilota far partire e inserire una descrizione chiara della finalità del gruppo, cosa ci si aspetta;

Dare il benvenuto agli utenti creando testi chiari e informativi per individuare dove trovare le risorse e quali sono gli obiettivi;

Incoraggiare le persone con piccole guide e tips sui primi passi da fare sulla piattaforma.

Come si comunica il lancio?

Il lancio della piattaforma può essere comunicato con diversi strumenti:

  • Creare un articolo o una landing page sulla Intranet aziendale per spiegare l’introduzione dell’iniziativa e inserire l’accesso a Yammer;
  • Inviare una email o una serie di email di benvenuto in cui illustrare le funzionalità e le finalità della piattaforma, le istruzioni per l’utilizzo;
  • Creare i messaggi di benvenuto su Yammer e verificare che per l’utente sia facile accedere e comprendere l’uso degli strumenti;
  • Realizzare video per presentare l’iniziativa o condividere materiali video esplicativi per formare gli utenti;
  • Creare un evento dal vivo dove comunicare l’avvio di questa iniziativa.

Idee creative per il lancio

Il lancio può essere pianificato e gestito utilizzando strategie creative, eccone alcune:

  • Per creare engagement è possibile lanciare delle competizioni e premiare gli utenti più attivi;
  • Organizzare un evento di photo shooting per scattare le foto profilo con un fotografo professionista;
  • Utilizzare applicazioni specifiche per creare uno streaming di conversazioni durante un evento per collegare la dimensione online e offline;
  • Organizzare conferenze live o eventi formativi, culturali utilizzando Yammer come rete per condividere e stimolare la conversazione;
  • Organizzare contest e condivisione di idee.

Far crescere la piattaforma

Per far crescere la piattaforma è possibile reiterare il modello di adozione precedente e mano a mano allargare l’introduzione di Yammer in tutta l’azienda.

Ecco alcuni consigli:

  • Individuare le persone più attive ed entusiaste per supportare il coinvolgimento degli altri utenti;
  • Far comprendere i vantaggi di collaborare attraverso un social network aziendale, attraverso contenuti interattivi, case study ma anche tramite testimonianze dei gruppi pilota;
  • Monitorare e premiare l’attività sulla piattaforma;
  • Incoraggiare e dirigere la conversazione;
  • Utilizzare gli argomenti per mettere in rilievo le discussioni più utili;
  • Chiarire obiettivi e finalità della piattaforma nelle diverse fasi;
  • Avviare iniziative focalizzate su un obiettivo specifico e misurabile;
  • Inviare una newsletter mensile con i progressi e i successi della piattaforma;
  • Creare aree per discussioni non lavorative dove è possibile conversare su temi culturali e liberi per favorire l’engagement tra le persone e sfruttare le dinamiche del social network;
  • Utilizzare i feedback per migliorare, essere disponibili a risolvere i problemi e premiare le idee;
  • Creare gruppi specifici per discutere di successi, fallimenti, criticità in chiave di crescita, dove cercare soluzioni condivise per far sentire le persone partecipi nel migliorare la vita lavorativa;
  • Incoraggiare la condivisione, il contributo personale, i talenti;
  • Favorire la partecipazione delle figure chiave dirigenziali che con la loro presenza possono divulgare la filosofia aziendale e ispirare ai valori ma anche rendersi disponibili a dialogare con tutta l’azienda;
  • Misurare i risultati e modificare la strategia se necessario.

 

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Valeria Candiani

Marketing Specialist

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Microsoft Kaizala: l’app di messaggistica sicura e potente per connettere teams di lavoro

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Microsoft Kaizala: l’app di messaggistica sicura e potente

Kaizala è un’app semplice e sicura per gestire le conversazioni di chat in ambito lavorativo e aumentare la produttività.

Kaizala, app di messaggistica, permette di gestire conversazioni di chat in ambito lavorativo, integra molte features interessanti e un’attenzione particolare alla sicurezza.

Uno strumento di produttività, basato sull’infrastruttura cloud di Azure, che a fine maggio sarà incluso nella versione Pro nel pacchetto Office 365 e in roadmap c’è già l’integrazione con Teams.

Ma quali features per la coordinazione e comunicazione di un team propone Kaizala?

  • La creazione e gestione di gruppi
  • La possibilità di: organizzare sondaggi a singola domanda e survey a risposta multipla, quiz e condividere annunci importanti
  • La condivisione di immagini, video o files che possono essere organizzati in storie e visualizzate in slideshow
  • La possibilità di assegnare task agli utenti e monitorare l’avanzamento o la conclusione del task
  • L’organizzazione di riunioni
  • La possibilità di richiedere la localizzazione dei membri del gruppo e condividere documenti geolocalizzati
  • La consultazione e la sottoscrizione di gruppi pubblici esterni per ricevere aggiornamenti sulle features Microsoft

La sicurezza è un punto di forza dell’applicazione, i dati sono gestiti in conformità con quanto previsto dalla normativa GDPR e da protocolli come ISO 27001, SOC1, HIPAA.

Ma Kaizala si distingue soprattutto, perché oltre all’ambiente di interazione tra membri, fornisce un portale di gestione per l’amministratore.

L’amministratore attraverso questa piattaforma può:

  • Gestire le impostazioni generali dell’app
  • Impostare i permessi dei gruppi
  • Importare gli utenti in modo massivo con un file in formato csv
  • Consultare i report e le statistiche di utilizzo dell’app e monitorare i risultati dei sondaggi e dei task assegnati
  • Creare azioni personalizzate e integrare l’app attraverso connettori a sistemi già esistenti
  • Impostare diverse policy per i gruppi, decidere se rendere obbligatorio l’accesso con le credenziali di Office 365, fornire l’autorizzazione alla possibilità di copiare e condividere le comunicazioni.
  • Rimuovere gli utenti e la loro cronologia di chat completa dai gruppi in modo sicuro

Ma se Kaizala al primo utilizzo può sembrare un app completa e funzionale in realtà nasconde altre meraviglie che la portano a un livello superiore rispetto alle altre app di messaggistica sul mercato e la rendono uno strumento di lavoro ideale. Attraverso l’uso delle API di Kaizala è possibile creare azioni personalizzate e customizzate, utilizzare workflows integrati con gli strumenti di Office 365 come Sharepoint, Flow, Excel, Power BI o applicazioni esterne, pre esistenti nell’organizzazione come ERP, CRM.

Se vuoi avere una demo del prodotto o capire come utilizzare gli strumenti di Office365 nella tua azienda contattaci, organizzeremo un workshop per te aiutandoti a scoprire le potenzialità di Office365.

 

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Valeria Candiani

Marketing Specialist

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Microsoft Teams: l’hub per la collaborazione e il lavoro di squadra di Office 365

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Microsoft Teams Office 365

Teams: uno strumento completo da esplorare per dare forza alla collaborazione, lavorare in un nuovo modo per trasformare le idee in realtà, aumentare la produttività e massimizzare il tempo.

È l’app Microsoft che sta crescendo più rapidamente, un unico luogo di lavoro dove integrare tutte le funzionalità Microsoft e non solo, un’area condivisa in cui puoi chattare, fare riunioni, condividere file e usare app aziendali. Tutto in un’unica piattaforma.

Puoi creare team di lavoro che contengono fino a 5.000 membri e organizzare ogni team con diversi canali su argomenti specifici. Ad esempio, puoi creare un team per ogni cliente e nei canali suddividere gli argomenti di ogni progetto, oppure puoi usare i team come argomenti verticali quindi avere un team per ogni reparto aziendale (marketing, sales ecc) e nei canali gestire i sotto-argomenti (per il marketing potresti creare un canale per gli eventi, uno per discutere sulle attività social, uno per il branding) o per aree geografiche o tematiche trasversali.

Per ogni canale, Teams ti permette di gestire conversazioni e repository di files, tutti i documenti caricati nel canale risiedono in una libreria Sharepoint, sono sempre nello stesso posto e non si rischia di avere duplicati.

Teams ti aiuta a:

  • Comunicare con più efficacia, creare team di lavoro con chat di gruppo, organizzare riunioni on line, chiamate, conferenze e condividere documenti;
  • Collaborare in modo più smart, integrare documenti Word, Excel, PowerPoint su cui lavorare insieme in coauthoring in tempo reale all’interno dello stesso canale;
  • Creare aree di lavoro personalizzate utilizzando le app di Microsoft e quelle di terze parti per aggiungere funzionalità importanti al canale;
  • Trovare informazioni importanti e archiviarle in modo veloce e sicuro, ridurre le email, le conversazioni private e le app di messaggistica esterna.

Microsoft per venire incontro alle esigenze di integrazione di applicazioni e gestionali ha creato un hub unico nel suo genere, una piattaforma che permette di avere tutte le cose importanti in un unico posto, collaborare con team dislocati in diverse località utilizzando un’interfaccia semplice e usabile, disponibile sia su smartphone e tablet come app che come client su pc o in cloud.

L’interfaccia resta la stessa su tutte le piattaforme e dispositivi e dimostra l’attenzione che Microsoft ha riservato alla user experience, molto più chiara e consolidata, per lavorare in modo veloce ed efficace senza perdere tempo a imparare come muoversi nelle varie interfacce.

Nuove funzionalità e scenari di lavoro con Microsoft Teams

Ma cosa è possibile fare con Teams e quali sono le ultime novità sulla piattaforma?

Teams è in costante aggiornamento e integra sempre più funzionalità e app per garantire un’esperienza utente davvero completa, vediamo alcune funzionalità nuove e utili:

  • Skype for Business viene integrato su Teams e tutte le funzionalità si trasferiscono su questa app.
    Nella pratica: Mentre lavori su un documento e gestisci la conversazione scritta nel tuo team puoi dalla stessa finestra lanciare un meeting con tutte le persone coinvolte. Non ti servono altre applicazioni, le riunioni sono semplici, hai a disposizione tutti gli strumenti di collaborazione come la lavagna o il desktop condiviso e non ti sposti in nessun’altra piattaforma.
  • Puoi integrare la conversazione Yammer sul canale del Team.
    Nella pratica: Mentre lavori e conversi con il tuo gruppo puoi monitorare il flusso di idee e di scambi che avviene su Yammer, sul brainstorming creativo che hai lanciato sul social network aziendale, senza spostarti di applicazione, basta andare sulla tabs relativa a Yammer e osservare, commentare i gruppi che preferisci.
  • Sempre più app disponibili da integrare nelle tabs dei canali Teams, c’è uno store in costante evoluzione con migliaia di soluzioni.
    Nella pratica: puoi usare una app già definita del mondo Microsoft o sfruttare le app di terze parti e renderle visibili su una tabs del canale dedicata.
    Puoi aggiungere schede nel canale dove mostri a tutto il team un file già aperto in Excel, Word e PowerPoint dove tutti possono collaborare senza spostarsi tra i vari software. Puoi costruire la tua mappa mentale legata a un canale, aggiungendo una scheda per MindMeinder o integrare Planner per monitorare gli avanzamenti di progetto o ad esempio lanciare un sondaggio usando Polly, collaborare con le app di Adobe nello stesso canale. Tutto dalla tua piattaforma Teams senza cambiare applicazione e organizzando le tabs in modo che siano funzionali e sempre a portata di un clic.
  • Puoi creare vere e proprie applicazioni per le tue esigenze aziendali integrando le app di Power Platform e monitorarle tramite Teams.
    Nella pratica: puoi gestire un carrello o creare un gestionale per le procedure di investimento e usarlo direttamente nella tabs di Teams.

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Valeria Candiani

Marketing Specialist

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Yammer: il social network aziendale per creare connessioni, migliorare comunicazione e produttività

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Yammer Social Network Enterprise

Come l’introduzione di un social network aziendale può favorire la produttività e la comunicazione.

Quando presentiamo alle aziende Yammer, la soluzione di social networking del pacchetto Microsoft O365, a volte incontriamo dubbi o perplessità sull’efficacia dell’iniziativa nel contesto aziendale.
I dubbi più grandi riguardano la governance, la gestione delle criticità e la possibilità di lasciare libertà ai dipendenti di discutere o a volte l’utilità stessa del social in ambito aziendale.

Certo occorre pianificare bene l’introduzione di una nuova iniziativa di social network, con una strategia di adozione dei nuovi strumenti, con una visione chiara degli obiettivi da conseguire e degli scenari aziendali su cui intervenire. Occorre individuare alcune figure chiave all’interno dell’azienda che si occuperanno di gestire e diffondere la nuova cultura aziendale, seguendo gli step giusti si otterranno vantaggi positivi e un miglioramento generale del clima aziendale.

Quando aiutiamo le aziende in questo processo di adozione ci accorgiamo dei grandi cambiamenti che avvengono in tutta la struttura e la buona riuscita dell’iniziativa si percepisce, è reale, condivisa da tutti gli attori.

Il modo di comunicare e di lavorare è completamente cambiato, oggi abbiamo bisogno di reperire informazioni velocemente, di creare connessioni e di collaborare in mobilità, sviluppare nuove idee in modo flessibile e immediato. La visione gerarchica aziendale lascia il posto a un approccio fatto di reti di persone, di conoscenza e collaborazione.

Spesso si sottovaluta il potere delle community ma sempre di più i dati e le esperienze dimostrano che connettere le persone migliora la produttività, la comunicazione, la nascita di nuove iniziative spontanee e potenti per l’azienda.

Vediamo quali sono i principali vantaggi nell’introdurre una community aziendale con Yammer:

Risolvere problematiche importanti in modo veloce

Avere uno spazio di comunicazione dedicato dove poter convogliare i feedback su alcuni flussi aziendali, le problematiche incontrate e le soluzioni applicate aiuta tutta l’azienda a risolvere e superare i colli di bottiglia e le difficoltà. Inoltre, a volte può essere complicato trovare un’informazione utile legata a una problematica ma utilizzando un gruppo specifico dove poter conservare tutte le soluzioni studiate aiuta gli attori coinvolti a raggiungere l’obiettivo più velocemente.

Condividere informazioni chiare per tutti

Yammer favorisce una comunicazione trasversale tra team, sedi e dipartimenti. Spesso nelle aziende ogni ufficio ha una serie di informazioni che sarebbe utile condividere con tutti o con altri uffici ma utilizzando le email come strumento di comunicazione principale si creano tante conversazioni univoche, versioni duplicate dei documenti con il rischio di avere copie obsolete che circolano. Creare un gruppo con le persone che devono condividere alcune informazioni aiuta ad avere un unico punto dove poter accedere, consultare e discutere sui documenti. I documenti ufficiali risiedono nel repository principale di Sharepoint e attraverso Yammer si può creare una discussione utile a tutti sulle informazioni importanti che devono essere condivise. Inoltre, se ci sono comunicazioni utili a tutti si possono condividere come annuncio e arrivare all’intera società evitando di disperderle attraverso la posta elettronica.

Collaborare con team di lavoro dislocati su sedi diverse

Molte società che utilizzano Yammer avevano la necessità di far collaborare i loro team dislocati su sedi diverse, attraverso il social network aziendale hanno raggiunto l’obiettivo di far sentire connessi i team di lavoro e farli collaborare più velocemente e in modo proficuo pur essendo fisicamente in sedi geografiche diverse.

Creare un senso di comunità e stimolare la voglia di collaborare

Far sentire le persone parte di una comunità stimolandole a condividere il loro lavoro, incuriosendole a scoprire come ogni parte dell’azienda crea valore produce un clima positivo, favorisce lo scambio e l’aiuto reciproco tra le persone e migliora la comunicazione.

Far sentire i dipendenti coinvolti e allineati alla visione aziendale ascoltando le esigenze e le criticità

La community aiuta i dirigenti a comunicare meglio ai dipendenti la visione che l’azienda ha a cuore, li fa sentire coinvolti e importanti nel conseguire gli obiettivi e da l’orientamento a tutti per “remare” nella stessa direzione. Le iniziative di social networking aziendale di successo comprendono la responsabilità di voler davvero risolvere le problematiche aziendali attraverso l’ascolto genuino delle difficoltà e criticità incontrate dai reparti aziendali e dalle persone. I casi di successo dimostrano che i processi diventano più fluidi, la produttività aziendale aumenta e il turn over del personale si azzera con la giusta strategia di ascolto e gestione delle criticità.

Favorire una comunicazione aperta e fornire soluzioni di conversazione adatti ai “millenials”

I millenials che entrano in azienda sono abituati a comunicare attraverso i social e le app di comunicazione istantanea. Fornire loro una piattaforma dove poter comunicare con le stesse modalità li aiuta a collaborare in modo aperto e facile, a sentirsi compresi e a condividere meglio con i colleghi di altre generazioni.

Premiare le iniziative più brillanti e i talenti che apportano miglioramenti all’azienda

Sulle piattaforme sociali aziendali è possibile creare contest, sfide e stimolare il brainstorming creativo per arrivare a nuove soluzioni e idee. È possibile premiare e menzionare le persone che hanno portato il loro contributo in un progetto o hanno aiutato con il loro talento a risolvere una problematica.

 

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Valeria Candiani

Marketing Specialist

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Usabilità, velocità e accessibilità multi-device: come aumentare la produttività e lavorare felici con i giusti strumenti

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Usabilità, velocità e accessibilità multi-device

Lo strumento migliore? È quello che non ha bisogno di un manuale di istruzioni per essere usato, fin dalla prima volta. Purtroppo, in azienda non sempre è così. Anzi è forse vero il contrario: ogni dispositivo, ogni piattaforma, ogni applicazione ha proprie regole di ingaggio e interfacce utente peculiari. Per cui, non solo è complicato impratichirsi di tutte le funzionalità che ciascun software offre, ma è anche tortuoso passare da una schermata all’altra per gestire, per esempio, un intero ciclo tra i flussi documentali. Una situazione tipica nelle organizzazioni in cui le tecnologie si sono stratificate col tempo, sovrapponendosi senza integrazione per non dover sostituire le soluzioni più longeve – e non necessariamente obsolete – e riformattare tutti i processi. L’abitudine e la forza di volontà sono ottimi alleati in questi casi, tant’è che alle volte, paradossalmente, l’introduzione di suite più moderne e integrate vengono salutate con diffidenza – per non dire ostilità – dalla popolazione aziendale. Ad ogni modo, il dato di fatto è che strumenti slegati tra loro che offrono user experience disomogenee e che soprattutto limitano condivisione e collaboration sono il nemico numero uno non solo della produttività, ma anche della felicità in ufficio.

Come creare un ecosistema di applicazioni flessibile, stabile e coeso

Quanto sarebbe pratico avere un unico punto di accesso per tutti gli applicativi? E quanto sarebbe semplice poterli utilizzare tutti con la stessa gestualità, lo stesso linguaggio, lo stesso sistema di notifiche? Ogni operazione sarebbe facilitata, intuitiva, rapida, scorrevole e costituirebbe parte di un flusso omogeneo per muoversi nel quale non occorrono manuali e procedure standardizzate. Senza contare che uniformare l’usabilità e soprattutto l’accessibilità ai software aziendali permetterebbe di dare vita a un ecosistema flessibile, capace di espandersi e di accogliere, man mano che crescono le esigenze dell’organizzazione, nuovi strumenti in modalità plug-and-play. Un vero circolo virtuoso: in quest’ottica l’aggiunta di periferiche e applicativi, infatti, non farebbe altro che rafforzare e rendere sempre più stabile e coeso – anziché frammentario – lo stesso ecosistema. Il vantaggio sarebbe evidente anche nel momento in cui ci fosse la necessità, per gestire progetti di ampio respiro, di creare gruppi di lavoro multidisciplinari, con professionalità e competenze provenienti da diversi dipartimenti aziendali. Avendo a disposizione strumenti differenti, in grado di “comprendersi” e “dialogare”, il team ha l’opportunità di avviare in qualsiasi momento e in qualsiasi contesto collaborazioni transfunzionali efficaci in tempi estremamente rapidi.

Semplicità di utilizzo significa prestazioni, user experience omogenee e sicurezza

C’è poi naturalmente il tema della compatibilità delle suite per la produttività con tutti i dispositivi che l’organizzazione mette a disposizione delle risorse umane: PC, postazioni per il disegno tecnico, tablet, pannelli di controllo industriali, ovviamente smartphone e persino – sempre più frequenti specialmente nel mondo manifatturiero – wearable. Ogni device ha proprie prerogative e peculiarità, ma soprattutto specifiche funzionalità in ciascuno degli ambienti di lavoro a cui è destinato. È però fondamentale che riesca a comunicare in modo trasparente e immediato con i sistemi centrali e con gli altri supporti, garantendo prestazioni, user experience omogenee e sicurezza. La semplicità di utilizzo è il cardine su cui si innestano questi tre elementi, con particolare riferimento alla sicurezza. Mettere a disposizione della popolazione aziendale hardware, sistemi operativi e applicazioni facili da usare significa infatti evitare che, a causa di procedure o interfacce troppo complesse, gli utenti cerchino di aggirare la difficoltà d’adozione introducendo nel perimetro dell’organizzazione – tramite per esempio la pratica del Bring Your Own Device – dispositivi e software non conformi.

Marco Ferrando

CEO – Amministratore Delegato

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Cinque strumenti (in uno) indispensabili per la collaboration a prova di smart working

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Collaboration Smart Working

Dall’intuitività del social business all’Intranet, che delimita i nuovi impalpabili confini dell’organizzazione, passando per gli assistenti virtuali e le suite di produttività responsive: ecco come mantenere intatti i flussi di lavoro nell’era dell’anywhere office.

Se lo smart working fosse semplicemente telelavoro, per attuarlo in maniera sistematica, alle aziende basterebbe offrire a ciascun dipendente un laptop e una connessione Internet. Smart working, però, non è, come spesso viene banalizzato, sinonimo di svolgimento delle mansioni da casa. È flessibilità, ottimizzazione delle performance, valorizzazione del work-life balance, oltre che espressione dell’efficienza di un’organizzazione che si sente a proprio agio nell’era della dematerializzazione e della digital transformation. È una dimensione spaziale e temporale che, se ben sviluppata, permette all’impresa e ai collaboratori di minimizzare i costi e massimizzare i risultati, liberando risorse e stimolando iniziativa, coinvolgimento e senso di responsabilità rispetto alle azioni intraprese. Tutto questo, però, è possibile solo nel momento in cui vengono messi a disposizione della popolazione aziendale gli strumenti adatti. Ogni organizzazione naturalmente ha il proprio concetto di collaboration e – soprattutto – specifiche peculiarità, in base alle quali l’ufficio HR è chiamato a indirizzare la strategia di implementazione dei piani di smart working e la scelta del partner tecnologico che fornirà e integrerà le soluzioni più adatte allo scopo. Ma sono fondamentalmente cinque gli strumenti indispensabili per garantire che i flussi di lavoro non conoscano alcun intoppo, a prescindere da dove siano dislocate le professionalità che devono operare su progetti comuni.

L’Intranet, nuova mappa di una struttura senza confini

Per far sì che un’organizzazione rimanga coesa nel perseguimento degli obiettivi anche nel momento in cui i suoi elementi non sono più vincolati a operare nello stesso luogo, bisogna poterla definire pure in assenza di confini fisici predeterminati. È l’Intranet che funge da punto di raccordo per tutte le attività, le risorse e le professionalità dell’azienda, svolgendo una doppia funzione: da una parte consente a notizie, aggiornamenti e aggiornamenti sulle policy di fluire dal top management e dai centri nevralgici dell’impresa verso ciascun collaboratore. Dall’altra permette ai collaboratori di accedere senza limiti di tempo e di spazio a tutte le informazioni e i servizi di cui possono aver bisogno per lo svolgimento delle proprie mansioni.

Un modo più rapido e intuitivo di comunicare: largo al social business

Così come le piattaforme di instant messaging e i social network ci aiutano a rimanere in contatto costante con amici e conoscenti, allo stesso modo, e per le stesse ragioni, le soluzioni di social business sono una premessa indispensabile per avviare un piano di smart working davvero compiuto. Come suggerisce il nome, infatti, i social business integrano l’intuitività tipica delle app del mondo consumer con funzioni di produttività e standard di sicurezza a misura di enterprise. Una user experience imparagonabile con le modalità di comunicazione offerte per esempio dalla mail tradizionale.

Si può dare il meglio su qualsiasi device sfruttando suite di produttività responsive

L’approccio multi-device che contraddistingue il cosiddetto “anywhere office” presuppone la possibilità di creare, modificare e condividere documenti su qualsiasi dispositivo. Sincronizzazione, chiarezza e usabilità devono quindi essere le parole d’ordine delle suite di produttività da scegliere per supportare le iniziative di smart working. L’approccio responsive è molto più di un adattamento del layout alle dimensioni dello schermo: presuppone l’adozione di soluzioni intelligenti che apprendano le abitudini e le preferenze degli utenti per offrire loro, quando e dove servono maggiormente, le funzionalità più utili ad affrontare determinati task.

Non perdere mai il filo facendo affidamento sugli assistenti virtuali

La fruizione da remoto di soluzioni innovative, che richiedono frequenti aggiornamenti, è potenzialmente causa di utilizzi scorretti. Senza contare che, non lavorando sempre in sede, l’introduzione di nuove procedure può generare fraintendimenti o richieste di assistenza. Meglio istituire uno sportello on line in grado di rispondere 24 ore su 24, sette giorni su sette a qualsiasi domanda relativa a strumenti e policy aziendali. I collaboratori possono interagire con un assistente virtuale – un chatbot alimentato da intelligenza artificiale – semplicemente utilizzando il linguaggio naturale per porre quesiti, risolvere dubbi, accedere ad approfondimenti e tutorial.

Tutta l’azienda a portata di mano. Grazie alla mobile app

Si può disporre di un parco soluzioni completo e all’avanguardia, ma se queste non vengono adottate e adoperate da una larga fetta della popolazione aziendale, tutte le loro potenzialità rimarranno inespresse. Fondamentale è quindi integrare le soluzioni di collaboration fin qui citate; ed è fondamentale anche rendere l’accesso ai loro strumenti il più intuitivo e pratico possibile. Meglio ancora sarebbe se si riuscisse a farli convergere sulla mobile app aziendale: significherebbe fornire alle risorse umane un ingresso univoco alle piattaforme tramite lo smartphone, con user experience semplificate, omogenee e condivise. In una parola, senza esagerare, ciascun individuo avrebbe l’intera azienda a portata di mano, sempre e dovunque.

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