SharePoint

SharePoint: le premesse

Per mestiere mi capita spesso di fare presentazioni ai clienti che vorrebbero capire, una volta ricevuto il dovuto commitment, come introdurre un progetto intranet in azienda e quali sono le potenzialità della piattaforma Microsoft Office 365.

La prima parte della mia presentazione solitamente si focalizza sulla metodologia: questa non è prescindibile, indipendentemente dal tipo di interlocutore che si ha di fronte, perché è necessario far capire quali sono le potenzialità e gli ostacoli che bisogna affrontare mettendo in opera un progetto del genere. Non si parla di limiti tecnologici in questa fase, ma legati alla progettazione ed al successo dell’iniziativa.

Su questo aspetto ora non mi dilungo, ma è chiaro che far capire quali utenti coinvolgere in fase di raccolta requisiti, e come ingaggiarli, è sempre fondamentale per l’approccio verso il progetto.

Una volta descritto lo scenario e le potenzialità dello strumento, si condivide un passaggio che accende sempre gli animi… la domanda sembra tecnica, ma su questo tema specifico gli interlocutori del mondo comunicazione possono dire la loro e anzi, se il budget risiede nelle loro tasche, spesso ne decidono l’esito.

Cosa mi conviene fare, usare la piattaforma in modalità standard o custom? Che differenza c’è? Come faccio a compiere una scelta del genere se non conosco nel dettaglio i vari moduli a disposizione?

SharePoint: Standard vs Custom 

Il tema, come possiamo immaginare, tocca tanti aspetti e durante i vari incontri sono emerse sempre molte domande finalizzate a capire l’approccio migliore.

Per una figura inquadrata nel “mondo tecnico” l’approccio standard significa minori costi, minori problemi di manutenzione, minori rischi e maggiore autonomia.
Per una figura legata al mondo della comunicazione la scelta standard spesso significa minore efficacia, minore efficienza, minore engagement e maggiore rigidità.
Va da sé che emerge subito il problema… anche la versione custom viene decisamente percepita da entrambi in modo diverso.

Il nostro tecnico pensa…”troppo effort per gestire dei dettagli, problemi di aggiornamento e manutenzione, dipendenza dal fornitore”.

Per il nostro amico della comunicazione invece ”finalmente posso fare quello che mi serve davvero, ho uno strumento performante di grande efficacia”.

Il mood di partenza bene o male è sempre questo, e quindi si parte da assunti opposti.

Per non entrare subito nel dettaglio delle singole funzionalità, perché in questa sede solitamente è prematuro, ci facciamo aiutare dall’apprendimento visivo: condividiamo referenze di progetti con i due diversi approcci e ne analizziamo i risultati.

Oggi il lookbook di SharePoint ci aiuta a far capire come anche nella modalità nativa l’interfaccia dei vari moduli è accattivante e funzionale. Una volta il discorso era diverso e nemmeno ci provavo a far vedere i template nativi della piattaforma ad un ufficio di comunicazione, oggi so che sono apprezzati e per molti possono costituire un valido punto di partenza.

Sharepoint Standard vs Custom

E come sempre la verità sta nel mezzo: non è vero in assoluto che una soluzione custom sia di difficile manutenzione, così come non è vero che una soluzione standard sia necessariamente limitata

Spesso, per partire, viene chiesta la versione standard contando di evolverla una volta consolidato l’uso dello strumento e condivise le reali necessità degli utenti. Altre volte si parte già con una soluzione ibrida, dove si vanno ad utilizzare moduli nativi se rispondono in toto alla funzionalità richiesta, ed accanto se ne aggiungono di customizzati.
Anche a livello di look&feel in alcuni casi si accetta timidamente di partire con il logo in testata, per poi chiedere di personalizzare il tema e sconfinare in qualcosa di più avanzato.
Tutto questo si può ottenere senza particolari problemi.

In alcuni casi ovviamente, di solito nelle aziende il cui business è legato al fashion o al luxury, si parte subito con una spinta personalizzazione grafica e funzionale perché sarebbe inconcepibile per un determinata utenza il contrario.

L’importante è tenere a mente che la scelta iniziale non è incontrovertibile e questo è un aspetto che rassicura molti utenti in fase di progettazione, non esiste una soluzione migliore dell’altra, l’importante è che risponda ai requisiti reali espressi dalle esigenze aziendali e che questi siano stati raccolti nella maniera adeguata.

 

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