Comunicazione aziendale efficace: gli strumenti migliori

Quali sono gli strumenti e gli approcci più indicati per rendere la comunicazione interna efficace e pervasiva?

Saperli scegliere e implementare è una delle sfide più complesse per le imprese di oggi, i cui perimetri si espandono e si frammentano man mano che le organizzazioni seguono le onde dello smart working, dell’internazionalizzazione e dell’open innovation.

I vecchi modelli top-down non sono più in grado di aiutare Marketing e Risorse umane a coordinare lo sforzo dei vari dipartimenti e distaccamenti aziendali verso gli obiettivi comuni.

Il digitale aiuta, senz’altro, ma se non si sviluppano piattaforme e soluzioni basate sulle reali esigenze della forza lavoro, sul modo in cui ciascuno accede effettivamente alle fonti informative, anche le applicazioni più avanzate e usabili risultano del tutto inefficaci: dipendenti e collaboratori non le adotteranno e i flussi di comunicazione saranno ancora più dispersivi e inefficienti. Ecco cinque strumenti (digitali ma non solo, come vedremo) che, opportunamente implementati con processi di scambio bidirezionali, possono fare davvero la differenza nel coinvolgere, informare e motivare la popolazione aziendale.

Intranet, basilare per rendere la comunicazione pervasiva

Collettore e punto d’accesso alle iniziative di comunicazione quotidiane e ordinarie, è la Intranet. È grazie a questo strumento, che con la diffusione dello smart working sta trovando nuovo slancio, che uffici HR e dipartimenti Marketing hanno la possibilità di costruire palinsesti con contenuti in evidenza e funzionalità personalizzabili. La Intranet è prima di tutto la mappa – aggiornata in tempo reale – dell’organizzazione, in uno scenario in cui perimetri e confini aziendali sono sempre più labili. Ma è anche uno straordinario supporto ai progetti di formazione e ridefinizione delle competenze, oltre che uno spazio comune per raccogliere feedback e suggerimenti provenienti da chi è giorno dopo giorno a contatto con problemi e potenziali criticità per la buona riuscita del business.

Snellire e semplificare la burocrazia con i Totem interattivi

L’Intranet può risultare meno efficace per quanto riguarda l’accesso alle informazioni di natura burocratica o per ricevere assistenza personalizzata rispetto a permessi e ferie. In questo senso funziona molto meglio lo sportello virtuale, che può essere reso disponibile su totem interattivi dislocati in punti strategici all’interno delle aree comuni in azienda. Se dotato di una buona interfaccia utente, il totem non solo è in grado di facilitare la consultazione di documenti e procedure, ma può anche trasformarsi in un punto di contatto video, con l’accesso diretto alla postazione di un addetto alle Risorse umane, in grado di gestire qualsiasi pratica anche da remoto.

La riunione può avvenire ovunque, grazie ai sistemi di Telepresenza

E a proposito di lavoro da remoto, è ormai imprescindibile dotarsi di sale e postazioni adatte alla collaboration e alla Telepresenza. Da una parte, farlo significa incoraggiare la mobilità e l’autonomia dei collaboratori nel seguire i clienti durante lo sviluppo dei progetti, dall’altra permette all’azienda di contenere i costi sia delle trasferte sia delle utenze energetiche. Ma, più di tutto, i sistemi di Telepresenza rendono più interattiva e vivida qualsiasi comunicazione, aumentandone enormemente efficacia e portata.

Con la Mobile App l’ufficio è sempre a portata di mano

Diciamoci la verità: quante volte al giorno, anche in ufficio e in riunione, controlliamo lo smartphone per vedere se c’è qualche nuova notifica? Dunque far sì che le notizie, i contenuti e i messaggi più importanti raggiungano i collaboratori direttamente sul loro telefono è il modo migliore per essere sicuri che vengano notati e letti. Senza contare che un’applicazione aziendale fatta con tutti i crismi può racchiudere in uno strumento solo molte delle funzionalità fin qui descritte.

Lo strumento più importante di tutti? L’essere umano

Qualcuno storcerà il naso a leggere la parola “strumento” associata alle persone in carne e ossa. Ma in comunicazione funziona così: se si vuole che un messaggio filtri e pervada una comunità è necessario fare prima di tutto leva sulla componente umana. Quindi scegliere ambasciatori e leader capaci di catalizzare l’attenzione, generare fiducia e veicolare i flussi informativi è, nel definire una strategia di comunicazione interna, altrettanto essenziale che implementare strumenti digitali usabili e avanzati.