Modern Workplace

L’engagement nei progetti Intranet aziendali

Le fasi del coinvolgimento

Abbiamo già parlato dell’importanza del coinvolgimento degli utenti nei progetti applicativi di qualunque natura, per poter garantire un certo livello di engagement interno.

Il coinvolgimento lo si può ottenere gestendo le diverse fasi progettuali nella modalità appropriata ed è molto importante mantenerlo vivo durante tutti i passaggi.
Chiaramente le diverse fasi richiedono espedienti differenti e portano a risultati funzionali al momento:

  • nella fase di progettazione: in questo stadio, ovvero durante la raccolta dei requisiti che devono rispecchiare le reali esigenze di utilizzo del software, oltre ad avere requisiti calzanti, otteniamo anche un’aspettativa da parte degli utenti coinvolti che saranno potenzialmente i nostri primi sostenitori nell’adoption del progetto. Ci potranno aiutare nel processo di evangelizzazione e nella raccolta dei feedback post rilascio;
  • nella fase di testing: prima di fare il rilascio massivo, è sempre fondamentale eseguire dei test utente, non solo per far emergere eventuali bug, ma anche per capire se il prodotto che verrà lanciato sarà veramente utile per i destinatari;
  • nella fase di lancio: è il momento in cui gli utenti dovranno essere adeguatamente eruditi sulle motivazioni del progetto, per capire l’esigenza del cambiamento e quindi sposarne il principio di fondo. Anche in questo caso, oltre a rendere noto a tutti l’esistenza di un nuovo applicativo, se si ottiene una comprensione reale del progetto è molto più facile garantirne un utilizzo “positivo”;
  • nella fase post avvio del progetto: in questo stadio potrebbero emergere esigenze mutate a seguito dell’adoption, fenomeno che sappiamo essere piuttosto fisiologico, anche dopo una attenta progettazione. Oltre a questo, per i progetti legati alla comunicazione, possono verificarsi dei momenti di “allontanamento” perché gli utenti possono essere più coinvolti sulla operatività quotidiana.

L’engagement nei progetti di comunicazione

È proprio legato a questo ultimo punto che diventa importante impostare fin da subito un piano di coinvolgimento attivo.

Quali possono essere le strategie migliori, in un progetto di comunicazione interna intranet/digital workplace, per ottenere una partecipazione costante?

Vediamo quelle che derivano dalla nostra esperienza diretta e dalle best practice internazionali.

  1. Commenti ed approvazioni: la funzionalità commenti, presente di solito in caso di news o comunicazioni di diversa natura, è sicuramente fondamentale per ottenere un coinvolgimento attivo. È vero anche che non è sufficiente avere una casella commenti per ottenere dei risultati, bisogna stuzzicarli. Risulta quindi sempre fondamentale la figura del Content strategist che deve trovare il modo di lanciare conversazioni, magari anche “forzando” un po’ la mano in alcuni casi, citando delle persone specifiche tra i commenti per ottenere una loro reazione…chiaramente bisogna sempre stare molto attenti in questi contesti per non ottenere l’effetto contrario. Anche la presenza della funzionalità Like può essere un buon indicatore per capire quali sono le notizie che suscitano più reazioni, e quindi programmare un piano editoriale che strizzi l’occhio a questi contenuti. Cliccare sul pulsante like è certo facile ed immediato, ma essendoci l’identificativo dell’utente spesso è una azione per nulla casuale.
  2. Condivisione dei contenuti personali dei dipendenti: l’importanza del singolo nei progetti di digital workplace è un aspetto sul quale si investe molto. I profili utente dovrebbero essere fortemente valorizzati proprio per ottenere una maggiore personalizzazione dei contributi ed una più stretta conoscenza tra colleghi. Oltre a profili esaurientemente compilati, può essere efficace stimolare i dipendenti alla condivisione di contenuti personali quali foto, video, testi…Conoscendo meglio le persone, si possono sollecitare determinati contenuti puntando su temi cari al singolo utente in modo da renderne più facile la produzione e l’esposizione per il singolo.
  3. Concorsi interni: un modo sempre valido per ottenere coinvolgimento è quello di indire concorsi. Non è necessario legarli alla vincita di qualcosa, spesso gli utenti aspettano solo un motivo per uscire dalle solite comunicazioni lavorative. Nella nostra esperienza i contest fotografici riscuotono sempre molto successo e spesso non si vince nulla, solo la soddisfazione di vedere le proprie fotografie pubblicate sul portale aziendale.
  4. Sondaggi rapidi: il sondaggio, soprattutto se a risposta chiusa, è sempre un buon modo per ottenere partecipazione. Le tematiche possono essere le più variegate, da come chiamare un nuovo software a cosa mettere nella caffetteria, insomma ci si può davvero sbizzarrire. Si possono poi pubblicare i risultati in modo da far capire che i sondaggi non sono fini a sé stessi, me servono per prendere decisioni più o meno importanti e quindi la partecipazione degli utenti è fondamentale in tal senso. Si può anche capire su quali argomenti i dipendenti si “scaldano” di più e quindi sfruttare questi feedback per lanciare nuove conversazioni.
  5. Suggerimenti: chiedere direttamente agli utenti che cosa vorrebbero trovare in azienda è importante non solo in ottica di coinvolgimento ma anche di fidelizzazione. Avere la possibilità di esprimere le proprie idee, anche in anonimo se si ritiene più opportuno, è un ottimo modo per creare engagement. Così come prendere decisioni in base ai suggerimenti ricevuti, nulla può essere più coinvolgente di questo.

Come visto quindi le possibilità ci sono, basta seguirle attentamente e non pensare che i progetti di comunicazione interna si autoalimentano… a volte avviene ma ci vuole sempre un po’ di aiuto.

Magari si pensa che la foto del cane del capo o il suggerimento su come fare una torta della collega non siano proprio contenuti utili, ma in termini di team building lo sono sicuramente.

I manager e le risorse umane hanno ben chiaro questo concetto, basti pensare a quanto viene investito in eventi fisici per creare spirito di partecipazione. Basterebbe un piccolo sforzo per mantenere vivi certi concetti grazie all’ambiente virtuale.

 

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