Intranet 2021

Elementi Distintivi e casi di successo nel difficile panorama pandemico

Come ogni anno per il mio lavoro di consulente acquisisco il report della NNGroup a proposito delle migliori intranet realizzate nell’anno in corso. Il report è molto ben fatto e strutturato: analizza nel dettaglio non solo i servizi offerti, ma anche la composizione del team di progetto, la struttura della azienda, le modalità di gestione progettuale e gli asset tecnologici.

Questo report mi è sempre stato molto utile, nonché di ispirazione per capire certe dinamiche di progettazione e per vedere quali sono i servizi ritenuti maggiormente performanti. E’ possibile fruire di alcuni screenshot che permettono di capire a colpo d’occhio le elevate possibilità informative che questi strumenti mettono a disposizione e come negli anni questi progetti si siano evoluti spostandosi sempre di più sull’aspetto bottom up della comunicazione a sfavore del top down.

In situazione di Covid il concetto intranet è stato particolarmente stressato: nel 2021 team come l’IT, HR e la Comunicazione hanno subito una grande pressione poiché sono stati incaricati di supportare una forza lavoro inaspettata, spaventata e remota.

I team emergenti per l’anno 2021, hanno contribuito a rendere vincenti sfide che hanno coinvolto tutte le aziende, dalle più grandi alle più piccole. Gli scenari che tutti noi abbiamo affrontato infatti sono:

  • Modalità di lavoro da remoto
  • Modifica dei processi aziendali
  • Accesso facile agli applicativi
  • Gestione della comunicazione tesa al consolidamento ed alla rassicurazione

Non entro nel dettaglio dei nomi delle aziende vincitrici (che comunque potete vedere qui) , quello che vorrei evidenziare è che queste sono quelle che più di tutte sono riuscite ad adattarsi molto rapidamente e capire le vere esigenze dei propri dipendenti.

L’adattabilità e la capacità di accogliere i cambiamenti, concetto da sempre fondamentale per le aziende non solo in epoca Covid, oggi ha generato nuovi modi di lavorare, di comunicare con i clienti e con i colleghi. La capacità di creare siti temporanei con notizie aggiornate ogni giorno e sviluppare supporti formativi adeguati hanno fatto la differenza.

Capire le vere esigenze dei dipendenti significa aver chiaro che le persone in questo momento vogliono soddisfare i loro bisogni più elementari ovvero il comfort, l’accessibilità agli strumenti utili per lavorare, la percezione di sicurezza e vicinanza dell’azienda. I bisogni di crescita e carriera in molti casi sono decaduti con la pandemia a favore di quelli primari. Questi sono stati supportati anche grazie alle intranet: messaggi frequenti e sinceri da parte dei leader aziendali, suggerimenti su come impostare un ambiente di lavoro produttivo e di routine a casa, consigli per i manager su come istruire le persone a distanza, metodologie per supportate l’equilibrio mentale.

Oggi l’intranet è diventata uno strumento di supporto pratico e “psicologico”, un luogo da visitare per sentire se le cose stanno andando bene e come perseverare.

Non dimentichiamoci che anche in fase post pandemia, tante abitudini acquisite in questo periodo rimarranno: lavoro da remoto, riduzione drastica delle trasferte, necessità di vicinanza con l’azienda, maggiore condivisione delle informazioni in via digitale (quando mai avremmo registrato una call in passato?), flessibilità negli orari.

Le intranet quindi verranno sempre più valorizzare quali strumenti di comunicazione fondamentali e completamente integrate nel digital workplace aziendale: Microsoft a livello di strumenti sta mostrando tutte le potenzialità e le integrazioni possibili grazie a Viva, la nuova piattaforma di employee experince , Teams Room, per consentire a tutti di partecipare ai meeting di Teams in maniera più coinvolgente  e Fluid, la  nuova piattaforma progettata per ottimizzare la collaborazione abbattendo le barriere tra le app.
In questi nuovi scenari ci attendono sicuramente delle novità importanti e tutto sta a saperle cavalcare come hanno fatto i vincitori del contest della Nielsen Norman Group.
Microsoft sta investendo molto anche su Mesh, la piattaforma che consente di condividere esperienza da qualsiasi luogo,  dando la possibilità agli utenti di interagire con contenuti 3D e quindi rendere le riunioni da remoto ancora più performanti.

Sperando che le nuove sfide del futuro saranno dettate solo da necessità evolutive, vedremo chi sarà pronto a comprenderle appieno e  ad accoglierle.

 

Fonti e approfondimenti:

https://www.nngroup.com/articles/intranet-design/

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Modern Workplace Consultant

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