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Come l’obiettivo aziendale può aiutarti a implementare un gestionale ERP

La vita di un’azienda è in continuo movimento. Per far fronte a questi tempi incerti, oggi più che mai c’è bisogno di semplificare e automatizzare i processi aziendali. Ma questo non basta in quanto la vita mette le aziende di fronte a scenari sempre più complessi e richiede ai manager risposte sempre più accurate.

Il manager passa gran parte del suo tempo a reperire ed elaborare informazioni, cercando di prevedere le esigenze dei suoi clienti per poter loro fornire prodotti in modo più veloce e a minor costo. Ovviamente questo presume che alla base di tutto ci sia uno strumento in grado di fornire le informazioni corrette: un ERP (Enterprise Resource Planning).

I sistemi gestionali sono nati come sistemi contabili o sistemi di gestione di magazzino; con il tempo però si sono evoluti verso soluzioni sempre più integrate. Con la globalizzazione dei mercati e con la digitalizzazione delle aziende, i processi da gestire sono diventati sempre più complessi e interconnessi tra loro e questa evoluzione ha fatto nascere i sistemi gestionali moderni. Avendo un unico database che collega tutte le transazioni aziendali, un ERP moderno diventa la scelta naturale di un manager per poter verificare l’andamento del proprio business.

Sfortunatamente spesso accade che l’implementazione di sistemi complessi non venga approcciata pensando “alla fine” ovvero per fornire i dati necessari al manager grazie ai quali dovrebbe prendere decisioni vitali per l’azienda o decidere eventuali cambi di rotta.

La maggior parte dei progetti d’implementazione segue una checklist che parte dalle anagrafiche per poi passare all’analisi dei processi senza concentrarsi però sugli obiettivi aziendali e loro KPI e sui leading indicators.

I consigli per implementare un nuovo gestionale

Di seguito troverete alcuni consigli su cosa prestare attenzione quando si implementa un nuovo gestionale:

  • Definisci i tuoi obiettivi
    Gli obiettivi aziendali possono variare da reparto a reparto e possono avere timeline diverse. Definire chiaramente quali siano gli obiettivi aziendali aiuta a capire dove concentrare maggiormente gli sforzi dell’azienda. Vuoi ridurre costi? Aumentare la marginalità? Investire nei prodotti?
    Per la loro corretta definizione si può usare lo strumento SMART, acronimo che sta per Specifico, Misurabile, Realizzabile, Realistico e Tempestivo.
  • Scegli i tuoi KPI (Key Performance Indicators)
    Una volta definiti gli obiettivi puoi scegliere come misurarli definendo alcuni KPI. I KPI misurano le prestazioni dei processi e nella stragrande maggioranza dei casi possono essere calcolati sulla base di dati presenti già nel tuo ERP.
    Un buon esempio di KPI è la percentuale di allocazione delle persone sui progetti o il costo medio di articoli che produciamo.  Sapendo quali KPI ci servono, possiamo renderci conto di quali macro-processi dobbiamo mettere a punto durante la nostra implementazione.
  • Stabilisci i Leading Indicators
    I Leading Indicators misurano la possibilità di arrivare a un determinato KPI. Ad esempio, se voglio che la produttività annuale del team sia maggiore del 70%, molto probabilmente posso misurare la percentuale di allocazione delle risorse inserite nella pianificazione mensile. Se mensilmente pianifico il 60% di attività produttive, non mi posso certo aspettare che il mio KPI sia al di sopra del 70%. I LI dipendono dai dati che andiamo ad inserire e i gestionali spesso possiedono una struttura che permette l’inserimento di questi dati. Durante l’implementazione dobbiamo essere sicuri che sia stata predisposta la struttura dati tale da dare la possibilità ai futuri utenti del sistema di inserire agilmente ciò che ci interessa.
  • Predisponi dei report o dei cruscotti
    Una volta definiti i KPI e i LI, nel nostro sistema gestionale possiamo predisporre una reportistica cucita su misura. I report possono fornire i dati aggiornati in tempo reale, dando la possibilità di filtrare il risultato per le variabili prestabilite. Durante l’implementazione del gestionale è importante fare un elenco di questi report, delle modalità di visualizzazione e dei filtri.

Oggi gestire un’azienda significa essere flessibili ed essere preparati a saper cambiare.

Solo avendo a disposizione dati corretti e coerenti tra loro, sarà possibile raggiungere gli obiettivi e poter far fronte ad eventi imprevedibili. Un ERP implementato in modo corretto è il tool primario di ogni manager in quanto non solo permette di gestire i processi ma è anche in grado di fornire i dati sul loro andamento.

Microsoft Team Leader | Empoli

 

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