Cinque strumenti (in uno) indispensabili per la collaboration a prova di smart working

Dall’intuitività del social business all’Intranet, che delimita i nuovi impalpabili confini dell’organizzazione, passando per gli assistenti virtuali e le suite di produttività responsive: ecco come mantenere intatti i flussi di lavoro nell’era dell’anywhere office.

Se lo smart working fosse semplicemente telelavoro, per attuarlo in maniera sistematica, alle aziende basterebbe offrire a ciascun dipendente un laptop e una connessione Internet. Smart working, però, non è, come spesso viene banalizzato, sinonimo di svolgimento delle mansioni da casa. È flessibilità, ottimizzazione delle performance, valorizzazione del work-life balance, oltre che espressione dell’efficienza di un’organizzazione che si sente a proprio agio nell’era della dematerializzazione e della digital transformation. È una dimensione spaziale e temporale che, se ben sviluppata, permette all’impresa e ai collaboratori di minimizzare i costi e massimizzare i risultati, liberando risorse e stimolando iniziativa, coinvolgimento e senso di responsabilità rispetto alle azioni intraprese. Tutto questo, però, è possibile solo nel momento in cui vengono messi a disposizione della popolazione aziendale gli strumenti adatti. Ogni organizzazione naturalmente ha il proprio concetto di collaboration e – soprattutto – specifiche peculiarità, in base alle quali l’ufficio HR è chiamato a indirizzare la strategia di implementazione dei piani di smart working e la scelta del partner tecnologico che fornirà e integrerà le soluzioni più adatte allo scopo. Ma sono fondamentalmente cinque gli strumenti indispensabili per garantire che i flussi di lavoro non conoscano alcun intoppo, a prescindere da dove siano dislocate le professionalità che devono operare su progetti comuni.

L’Intranet, nuova mappa di una struttura senza confini

Per far sì che un’organizzazione rimanga coesa nel perseguimento degli obiettivi anche nel momento in cui i suoi elementi non sono più vincolati a operare nello stesso luogo, bisogna poterla definire pure in assenza di confini fisici predeterminati. È l’Intranet che funge da punto di raccordo per tutte le attività, le risorse e le professionalità dell’azienda, svolgendo una doppia funzione: da una parte consente a notizie, aggiornamenti e aggiornamenti sulle policy di fluire dal top management e dai centri nevralgici dell’impresa verso ciascun collaboratore. Dall’altra permette ai collaboratori di accedere senza limiti di tempo e di spazio a tutte le informazioni e i servizi di cui possono aver bisogno per lo svolgimento delle proprie mansioni.

Un modo più rapido e intuitivo di comunicare: largo al social business

Così come le piattaforme di instant messaging e i social network ci aiutano a rimanere in contatto costante con amici e conoscenti, allo stesso modo, e per le stesse ragioni, le soluzioni di social business sono una premessa indispensabile per avviare un piano di smart working davvero compiuto. Come suggerisce il nome, infatti, i social business integrano l’intuitività tipica delle app del mondo consumer con funzioni di produttività e standard di sicurezza a misura di enterprise. Una user experience imparagonabile con le modalità di comunicazione offerte per esempio dalla mail tradizionale.

Si può dare il meglio su qualsiasi device sfruttando suite di produttività responsive

L’approccio multi-device che contraddistingue il cosiddetto “anywhere office” presuppone la possibilità di creare, modificare e condividere documenti su qualsiasi dispositivo. Sincronizzazione, chiarezza e usabilità devono quindi essere le parole d’ordine delle suite di produttività da scegliere per supportare le iniziative di smart working. L’approccio responsive è molto più di un adattamento del layout alle dimensioni dello schermo: presuppone l’adozione di soluzioni intelligenti che apprendano le abitudini e le preferenze degli utenti per offrire loro, quando e dove servono maggiormente, le funzionalità più utili ad affrontare determinati task.

Non perdere mai il filo facendo affidamento sugli assistenti virtuali

La fruizione da remoto di soluzioni innovative, che richiedono frequenti aggiornamenti, è potenzialmente causa di utilizzi scorretti. Senza contare che, non lavorando sempre in sede, l’introduzione di nuove procedure può generare fraintendimenti o richieste di assistenza. Meglio istituire uno sportello on line in grado di rispondere 24 ore su 24, sette giorni su sette a qualsiasi domanda relativa a strumenti e policy aziendali. I collaboratori possono interagire con un assistente virtuale – un chatbot alimentato da intelligenza artificiale – semplicemente utilizzando il linguaggio naturale per porre quesiti, risolvere dubbi, accedere ad approfondimenti e tutorial.

Tutta l’azienda a portata di mano. Grazie alla mobile app

Si può disporre di un parco soluzioni completo e all’avanguardia, ma se queste non vengono adottate e adoperate da una larga fetta della popolazione aziendale, tutte le loro potenzialità rimarranno inespresse. Fondamentale è quindi integrare le soluzioni di collaboration fin qui citate; ed è fondamentale anche rendere l’accesso ai loro strumenti il più intuitivo e pratico possibile. Meglio ancora sarebbe se si riuscisse a farli convergere sulla mobile app aziendale: significherebbe fornire alle risorse umane un ingresso univoco alle piattaforme tramite lo smartphone, con user experience semplificate, omogenee e condivise. In una parola, senza esagerare, ciascun individuo avrebbe l’intera azienda a portata di mano, sempre e dovunque.